übernimmt Ihren Vorgangs-Posteingang
Sichtet, versteht und verteilt 800 bis 1.400 Mails am Tag, legt Anhänge ab und gleicht Vorgänge mit dem ERP ab. Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
Stellenbeschreibung
Jede Mail, die in Ihrem Vorgangs-Postfach ankommt, liest er als Erster: Absender, Betreff, Text, Anhänge. Er erkennt, ob es um einen bestehenden Vorgang geht oder um einen neuen, zieht die Kennzeichen heraus, nach denen Ihre Kollegen sonst suchen (Vorgangsnummer, Kennzeichen, Kunde, Auftrag), und legt die Dokumente dort ab, wo sie hingehören. Im ERP setzt er den passenden Status und verknüpft die Mail mit dem Vorgang.
Dabei verlässt er sich nicht auf den Betreff. Wer im Alltag Vorgangs-Post bearbeitet, kennt die Muster: Der Absender antwortet auf eine drei Monate alte Mail, packt drei Fälle in einen Anhang oder schreibt die entscheidende Angabe in die Signatur. Der Posteingangs-Sachbearbeiter liest deshalb den Inhalt, auch den der Anhänge, und ordnet danach zu. Sammelmails trennt er auf, jeder Teil bekommt seine eigene Ablage. Fehlt eine Angabe, formuliert er die Rückfrage an den Absender und legt sie einem Menschen zur Freigabe vor. Steht eine Antwort aus, meldet er den Vorgang dem Zuständigen, bevor die Frist läuft, nicht danach. Nachts läuft er in derselben Taktung weiter wie am Vormittag: Ihr Team findet morgens einen sortierten Eingang vor, keinen Stapel.
Er entscheidet nicht über Geld, Fristen oder Kundenzusagen. Diese Fälle legt er einem Menschen mit Vorschlag vor. Er löscht nichts, er verschiebt keine Frist, und er ordnet nichts zu, was er nicht zweifelsfrei erkannt hat: Im Zweifel geht der Fall mit Begründung an einen benannten Kollegen, statt in einem Ordner zu verschwinden. Er antwortet auch nicht selbst nach außen. Rückfragen an Kunden, Werkstätten oder Vermittler entwirft er, abgeschickt werden sie nach der Freigabe. Genau diese Grenze macht ihn zuverlässig: so viel Routine wie möglich, Urteil nur dort, wo Urteil gebraucht wird.
Vor seinem ersten Arbeitstag nehmen wir die Baseline auf: wie viele Mails am Tag, wie viele mit Anhang, wie viele Minuten je Stück, wie oft jemand nachfragen muss. Ohne diese Ausgangswerte ist jeder spätere Vergleich wertlos. In der Probezeit arbeitet er unter Aufsicht, und Sie sehen wöchentlich vier Dinge: wie viele Mails er ohne Rückfrage zugeordnet hat, wie oft Ihr Team seinen Vorschlag unverändert übernimmt, wie viele Fälle er vorgelegt hat und warum. Jede Korrektur wird zur Regel: Was Ihr Team einmal entschieden hat, entscheidet er beim nächsten gleichgelagerten Eingang gleich. Die Freigabegrenzen verschieben sich erst mit belegter Trefferquote. Nach der Übernahme stehen dieselben Werte im monatlichen Leistungsreport.
Das Tagesvolumen von 800 bis 1.400 Mails hat unser Referenzkunde, die Consense-Gruppe im Schadenmanagement mit 75 Nutzern, intern gemessen. Die Zeitersparnis von rund einem Drittel je Mail, ausgehend von rund 4 Minuten, hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt. Konservativ gerechnet, mit 800 Mails am Tag und 50.000 Euro Arbeitgeberkosten je Vollzeitstelle, sind das rund 18 Stunden am Tag, etwa zwei Vollzeitstellen oder rund 110.000 Euro Personalkosten im Jahr, die nicht mehr am Posteingang hängen. Das ist unsere Rechnung, nicht die Messung des Kunden. Wir weisen nur Werte aus, die ein Kunde selbst erhoben oder bestätigt hat. Ihre eigene Zahl entsteht in Ihrer Probezeit, gegen Ihre Baseline.
Häufige Fragen
Sie landen mit seinem besten Vorschlag und dem Grund der Unsicherheit bei einem benannten Kollegen. Nichts wird stillschweigend abgelegt, nichts geht verloren. In der Probezeit sehen Sie wöchentlich, wie oft das vorkommt.
Ja. Das ERP ist austauschbar, der Job bleibt derselbe: lesen, verstehen, ablegen, verknüpfen, Status setzen. Bei unserem Referenzkunden ist es SAP Business One, die Anbindung anderer Systeme klären wir im Stellenprofil.
Er trennt sie auf. Eine Sammelmail mit drei Anhängen zu drei Fällen wird zu drei Zuordnungen, jede mit eigener Ablage und eigenem Status. Was er dabei nicht sauber trennen kann, geht als Ganzes an einen Menschen, mit dem Hinweis, an welcher Stelle er unsicher war.
Es fängt den Tag nicht mehr mit Sortieren an. Was ankommt, ist morgens zugeordnet, abgelegt und im System verknüpft; auf dem Tisch liegt nur noch, was eine Entscheidung braucht. Bei unserem Referenzkunden sank die Bearbeitungszeit je Mail um rund ein Drittel, und 75 Mitarbeiter arbeiten heute täglich mit dem System, vorher war es niemand.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
