erfasst Ihre Bestellungen aus Mail, PDF und Portal
Liest Bestellungen aus Mail, PDF, Portal und Fax-Scan, prüft Kunde, Artikel, Menge und Termin gegen Ihre Stammdaten und bereitet den Auftrag im ERP vor. Abweichungen legt er Ihrem Team vor.
Stellenbeschreibung
Bestellungen kommen bei Ihnen so herein, wie es dem Kunden passt: als Fließtext in einer Mail, als PDF im Anhang, als Export aus einem Lieferantenportal, gelegentlich noch als Scan eines Fax-Formulars. Der Auftrags-Sachbearbeiter liest alle vier Wege und zieht heraus, was ein Auftrag braucht: Besteller, Artikelnummern, Mengen, Preise, Wunschtermin, Lieferadresse.
Dann legt er das Gelesene neben Ihre Stammdaten und stellt die Fragen, die Ihre Kollegen sonst von Hand stellen. Ist der Kunde angelegt und nicht gesperrt? Ist die Artikelnummer gelistet, oder ist es die alte aus dem letzten Katalog? Stimmt der Preis mit der hinterlegten Kondition? Ist der Wunschtermin bei dieser Lieferzeit zu halten? Was zusammenpasst, wird ein vorbereiteter Auftrag im ERP samt angehängtem Beleg. Was nicht zusammenpasst, wird ein Vorgang für einen Menschen.
Die Anwendung nimmt die Bestellung roh entgegen. Der Digitale Mitarbeiter versteht sie, normalisiert die Angaben und schlägt den Auftrag vor. Ihr Team gibt frei. Das ERP schreibt. In dieser Reihenfolge bleibt Auftragserfassung schnell und trotzdem prüfbar: Determinismus in der Anwendung, Urteil beim Digitalen Mitarbeiter, Unterschrift beim Menschen.
Er verhandelt keine Preise, sagt keine Liefertermine zu und legt keine neuen Kunden an. Weicht der bestellte Preis von der Kondition ab, ist die Wunschlieferzeit nicht zu halten oder taucht eine unbekannte Artikelnummer auf, geht der Fall mit Vorschlag und Begründung an Ihr Team, mit dem Hinweis, worauf zu achten ist. Genau diese Grenze macht ihn im Alltag verlässlich: so viel Routine wie möglich, Urteil dort, wo Urteil gebraucht wird.
Wie viele Bestellungen er ohne Rückfrage vorbereitet, wie oft er eine Abweichung findet, die vorher durchgerutscht wäre, und wie schnell Ihr Team freigibt. Jede Entscheidung Ihrer Kollegen fließt in seine Einarbeitung zurück: Was einmal geklärt ist, entscheidet er beim nächsten Mal gleich. Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrem Betrieb gemessen haben.
Wie der Vorgang als Ganzes aussieht, zeigt die Aufgabenseite Auftragserfassung automatisieren. Ob diese Stelle bei Ihnen den größten Hebel hat, klären wir in 30 Minuten: Kostenloses Erstgespräch buchen.
Häufige Fragen
Er bereitet den Auftrag vollständig vor, mit Positionen, Konditionen, Liefertermin und Versandart. Verbucht wird er, sobald ein Mensch freigegeben hat. Ob Sie diese Freigabe nach der Probezeit für saubere Standardbestellungen auf Stichproben umstellen, entscheiden Sie.
Sie geht mit seinem besten Vorschlag und dem Grund der Unsicherheit an einen benannten Kollegen: unbekannte Artikelnummer, neuer Besteller, unplausible Menge. Nichts wird stillschweigend erfasst, nichts bleibt liegen.
Ja. Bei unserem Referenzkunden ist das ERP SAP Business One, der Job bleibt in jedem anderen System derselbe: lesen, prüfen, vorbereiten, vorlegen. Welche Systeme er bedient und welche Felder er füllt, halten wir im Stellenprofil fest.
Keine, bevor sie gemessen sind. In der Probezeit erheben wir Ihre Baseline: wie viele Bestellungen er ohne Rückfrage vorbereitet, wie viele Abweichungen er findet, wie schnell Ihr Team freigibt. Erst diese Werte stehen später im SLA und im Leistungsreport.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
