Warum die meisten Beispiele aus der Demo stammen
Wer nach Beispielen für KI-Agenten sucht, findet Vorführungen. Eine saubere Rechnung, ein sauberes Formular, ein Klick, fertig. Im Betrieb sieht der Vormittag anders aus: Der Anhang ist ein Foto vom Monitor, die Vorgangsnummer fehlt, derselbe Kunde schreibt zum vierten Mal in denselben Verlauf, und um 22 Uhr kommt eine Mail mit einer Frist auf den nächsten Morgen. Eine Vorführung darf an dieser Stelle aufhören. Eine besetzte Stelle darf es nicht.
Was dazwischen liegt, ist gut belegt. Laut der Untersuchung „The GenAI Divide” (MIT NANDA, 2025) liefern 95 Prozent der GenAI-Pilotprojekte in Unternehmen keinen messbaren Ergebnisbeitrag; zugekaufte Lösungen sind darin etwa doppelt so erfolgreich wie Eigenbau. Gartner erwartet, dass über 40 Prozent der Vorhaben rund um Agentic AI bis 2027 abgebrochen werden (Gartner, Pressemitteilung 06/2025). McKinsey zählt in „State of AI 2025” 62 Prozent der Unternehmen, die mit Agenten experimentieren, und unter 10 Prozent, die damit in die Fläche kommen. Der Engpass liegt selten im Modell. Er liegt darin, dass niemand die Stelle betreibt, wenn der Vorführeffekt vorbei ist.
Drei Angaben, sonst ist es keine Stelle
Die sieben Beispiele unten folgen alle demselben Raster:
Der Job. Welchen Vorgang der Digitale Mitarbeiter von der ersten bis zur letzten Handbewegung bearbeitet, benennbar als Substantiv.
Die Freigabe. Wo ein Mensch unterschreibt und was der Digitale Mitarbeiter nie allein entscheidet.
Die Zahl. Wo jemand gemessen hat, steht die Zahl mit Quelle. Wo niemand gemessen hat, steht keine.
Zwei der sieben tragen Messwerte aus dem laufenden Betrieb unseres Referenzkunden, einer Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern. Bei den anderen fünf steht das Stellenprofil: Aufgaben, Grenzen, Freigaben. Was sie leisten, steht noch in keinem Leistungsreport, und deshalb steht hier auch keine Zahl.
1. Posteingang: 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag
Der Job. Der Posteingangs-Sachbearbeiter liest jede Mail im Vorgangs-Postfach samt Anhängen und erkennt, wozu sie gehört: Vorgang, Kunde, Fahrzeug, Auftrag. Er legt die Dokumente standardisiert in SharePoint ab, ergänzt die Metadaten, verknüpft die Mail mit dem Vorgang im ERP und setzt den Status.
Die Freigabe. Alles, was Geld, Fristen oder Kundenzusagen betrifft, legt er einem benannten Kollegen mit Vorschlag vor. Unsichere Zuordnungen ebenfalls, mit dem Grund der Unsicherheit. Nichts wird stillschweigend abgelegt.
Die Zahlen. 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag, rund ein Drittel weniger Bearbeitungszeit je Mail, Prozesskosten von 179.000 auf 90.000 Euro im Jahr. Volumen und Prozesskosten hat unser Referenzkunde intern erhoben (Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026), die Zeitersparnis hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt.
Von der Vorführung unterscheidet ihn der Rest des Postfachs: die Mail ohne Betreff, der Anhang mit vierzig Seiten, der Absender, den es im System noch nicht gibt. Mehr dazu im Stellenprofil Der Posteingangs-Sachbearbeiter und auf der Aufgabenseite Posteingang automatisieren.
2. Wissen: Antwort mit Quelle aus 851.000 Dokumenten
Der Job. Der Wissensassistent beantwortet Fachfragen des Teams aus Handbüchern, Verträgen, Richtlinien und Vorgangsakten. Zu jeder Aussage nennt er die Fundstelle. Neue Dokumente sind am nächsten Tag Teil der Wissensbasis.
Die Freigabe. Belegpflicht statt Vertrauensvorschuss: keine Antwort ohne Quelle. Jeder Kollege sieht nur die Dokumente, die er auch selbst öffnen dürfte; die Berechtigungen kommen aus Ihrem bestehenden System. Findet er keine belastbare Stelle, sagt er das, statt zu raten.
Die Zahl. 851.000 Dokumente in der Wissensbasis, intern gemessen bei unserem Referenzkunden, Stand Mai 2026.
Eine Suche liefert zehn Treffer, die jemand lesen muss. Der Wissensassistent liefert die Antwort und den Beleg und sagt offen, wenn zwei Dokumente sich widersprechen. Siehe Der Wissensassistent und Wissensdatenbank mit KI.
3. Telefon: Auskunft zum Vorgangsstand, ohne Warteschleife
Der Job. Die Telefon-Assistentin nimmt Anrufe zum Vorgangsstand entgegen, identifiziert den Vorgang über Kennzeichen, Vorgangsnummer oder Kundendaten und gibt den Stand wieder: welcher Schritt läuft, was noch fehlt, wann der nächste Termin ist. Rückrufwünsche legt sie strukturiert im Vorgang ab.
Die Freigabe. Auskunft ja, Zusage nein. Sobald ein Gespräch über Auskunft hinausgeht oder emotional wird, übergibt sie an einen benannten Menschen, mit dem bisherigen Gesprächsverlauf. Sie stellt sich als digitale Assistentin vor, und wer einen Menschen möchte, bekommt ihn.
Die Zahl. Keine. Für diese Stelle liegen keine freigegebenen Messwerte vor. In der Probezeit erheben wir zwei Werte: wie viele Anrufe sie vollständig beantwortet und wie viele sie übergibt, jeweils mit Grund. Siehe Die Telefon-Assistentin.
4. Bestandsdaten: Lieferungen in jedem Format
Der Job. Der Bestandsdaten-Sachbearbeiter nimmt Datenlieferungen an, wie sie hereinkommen: Excel-Tabelle mit eigener Spaltenlogik, Anhang in einer Mail, Formular aus dem Portal. Er prüft Vollständigkeit und Plausibilität gegen Ihre Regeln und den vorhandenen Bestand, normalisiert die Werte auf Ihre Feldlogik und bereitet den Import als Änderungsliste vor: neu, geändert, unklar.
Die Freigabe. Vier-Augen-Prinzip. Kein Schreibzugriff ohne menschliche Freigabe, keine stille Korrektur einer Abweichung. Was Ihr Team einmal entschieden hat, nimmt er in sein Regelwerk auf.
Die Zahl. Keine. Auch hier gilt: Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrem Betrieb gemessen haben. Siehe Der Bestandsdaten-Sachbearbeiter.
5. Eingangsrechnungen: geprüft, kontiert, vorgelegt
Der Job. Der Rechnungs-Sachbearbeiter erfasst jede Eingangsrechnung, ob als PDF im Sammelpostfach, als Beleg im Lieferantenportal oder als Scan aus der Poststelle. Er liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze und Positionen aus, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab, prüft Skontofrist und Zahlungsziel und legt den Kontierungsvorschlag mit Begründung an.
Die Freigabe. Er entscheidet nicht über Geld. Keine Buchung ohne Freigabe. Findet er eine Preisdifferenz zur Bestellung, stellt er beide Werte nebeneinander, statt sie glattzuziehen. Fehlt der Bestellbezug ganz, hält er die Rechnung an und legt sie dem zuständigen Einkäufer vor.
Die Zahl. Keine. In der Probezeit erheben wir vier Werte, darunter die Trefferquote der Kontierungsvorschläge und die Zeit vom Eingang bis zur Buchung. Siehe Der Rechnungs-Sachbearbeiter.
6. Auftragserfassung: Bestellung aus Mail, PDF und Portal
Der Job. Der Auftrags-Sachbearbeiter liest Bestellungen in allen vier Formen, in denen sie ankommen: Fließtext in der Mail, PDF im Anhang, Export aus einem Portal, Scan eines Fax-Formulars. Er prüft Besteller, Artikelnummer, Menge, Preis und Wunschtermin gegen Ihre Stammdaten und bereitet den Auftrag im ERP vor, samt angehängtem Beleg.
Die Freigabe. Er verhandelt keine Preise, sagt keine Liefertermine zu und legt keine neuen Kunden an. Weicht der Preis von der Kondition ab, ist der Wunschtermin nicht zu halten oder taucht eine unbekannte Artikelnummer auf, geht der Fall mit Vorschlag und Begründung an Ihr Team.
Die Zahl. Keine. Gemessen wird in der Probezeit, gegen die Ausgangswerte Ihres eigenen Hauses. Siehe Der Auftrags-Sachbearbeiter.
7. Kundenanfragen: Antwortentwurf mit Quelle
Der Job. Der Kundenservice-Sachbearbeiter liest Anfragen aus Postfach und Portal, erkennt das Anliegen, ordnet es dem laufenden Vorgang zu und schreibt den Antwortentwurf. Hinter jeder Aussage steht, woher sie stammt: Akte, ERP oder Wissensbasis. Anfrage, Entwurf und versendete Antwort liegen danach im Vorgang.
Die Freigabe. In der Probezeit verlässt keine Antwort das Haus ohne die Freigabe eines Menschen. Beschwerde, Kulanz, Fristverlängerung und Kostenübernahme übergibt er grundsätzlich, mit dem bisherigen Schriftwechsel. Auch Ärger im Text ist für ihn ein Grund zur Übergabe und keine Formulierungsaufgabe.
Die Zahl. Keine. Er beantwortet keine Chats, er bearbeitet Vorgänge, und dieser Unterschied wird erst in Ihren eigenen Werten sichtbar. Siehe Der Kundenservice-Sachbearbeiter.
Was die sieben gemeinsam haben
In allen sieben Fällen läuft derselbe Ablauf. Die Anwendung nimmt den Vorgang roh entgegen. Der Digitale Mitarbeiter versteht ihn, normalisiert die Angaben und schlägt etwas vor. Ein Mensch gibt frei. Die Anwendung schreibt ins System. Determinismus bleibt in der Software, das Urteil beim Digitalen Mitarbeiter, die Unterschrift beim Menschen.
Und in allen sieben Fällen gehört zur Stelle mehr als der Arbeitstag: ein Stellenprofil mit Ausgangswerten, eine Einarbeitung am Wissen Ihrer besten Leute, eine Probezeit, in der Ihr Team jede Entscheidung freigibt, eine Übernahme mit SLA und danach Führung, Weiterbildung und ein monatlicher Leistungsreport. Ohne diesen Teil bleibt auch der beste KI-Agent eine Vorführung. Wie sich das gegen die Vollkosten einer Stelle rechnet, steht in Was kostet ein KI-Mitarbeiter?.
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