Lösung · Sachbearbeitung automatisieren
Digitale Mitarbeiter sind KI-Mitarbeiter: KI-Agenten, die ganze Sachbearbeiter-Jobs in Ihrem Unternehmen übernehmen. Nicht einen Schritt aus dem Vorgang, sondern den Vorgang: lesen, verstehen, zuordnen, nachfassen, vorschlagen, ins System schreiben. Diese Seite zeigt, welche Sachbearbeitung ein Digitaler Mitarbeiter heute übernimmt, wie die Einstellung abläuft und wie Sie sie gegen die Vollkosten Ihrer Stelle rechnen.
Das Problem in Zahlen
−33 %
Bearbeitungszeit je Vorgangs-Mail, seit ein Digitaler Mitarbeiter den Job übernommen hat
Quelle: Referenzkunde, Angabe der Geschäftsführung, September 2026
4,3 Mio.
Arbeitskräfte fehlen Deutschland bis 2036, jährlich gehen 1,3 Mio. in Rente und 800.000 rücken nach
Quelle: IW Köln, Kurzbericht 06/2026
95 %
der KI-Pilotprojekte in Unternehmen liefern keinen messbaren Ergebnisbeitrag
Quelle: MIT NANDA, „The GenAI Divide“, 2025
Der ehrliche Vergleich
| Kriterium | Selbst bauen | Tool kaufen | Projekt kaufen | Digitaler Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|
| Was wird geliefert? | Skripte und Regeln, gepflegt nebenbei | Funktionen, die jemand bedienen muss | Eine Lösung zum Stichtag | Eine besetzte Stelle mit Stellenprofil |
| Wer arbeitet am Tag 100? | Ihr Team, neben dem Tagesgeschäft | Ihre Sachbearbeiter, mit einer Oberfläche mehr | Ihr Team, ab der Abnahme | Ein Digitaler Mitarbeiter, den wir führen |
| Was passiert bei Ausnahmen? | Bleiben liegen | Fallen aus dem Regelwerk | Change Request | Vorschlag an einen benannten Menschen |
| Wer haftet für die Leistung? | Sie | Niemand | Sie, ab der Abnahme | Flow Factor, mit SLA und Leistungsreport |
| Woran messen Sie den Erfolg? | Am Bauchgefühl im Team | An der Nutzungsstatistik | Am Abnahmeprotokoll | An der Baseline aus dem Stellenprofil, monatlich berichtet |
| Wie wird bezahlt? | Mit der Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte | Lizenz pro Kopf | Tagessätze | Wie eine Stelle: Festpreis, dann Monatspreis |
So arbeitet der Mitarbeiter
Wir nehmen einen Vorgang auf, so wie er heute läuft: Wer bekommt was herein, welche Systeme werden angefasst, welche Ausnahmen kommen wie oft vor. Am Ende steht eine Baseline in Minuten und Stückzahlen. Sie ist der Maßstab, gegen den später der Leistungsreport berichtet.
Ihre erfahrensten Sachbearbeiter zeigen, woran sie einen Fall erkennen und wann sie stutzig werden. Wir machen dieses Wissen explizit, bauen den Digitalen Mitarbeiter in Ihrer Umgebung und geben ihm Zugriff nur auf die Systeme, die der Job braucht.
Er arbeitet unter Aufsicht: Er versteht den Eingang, normalisiert ihn und legt seinen Vorschlag einem Menschen zur Freigabe vor. Sie sehen wöchentlich, wie oft er richtig lag und wo er unsicher war. Die Freigabegrenzen verschieben sich erst mit belegter Trefferquote.
Produktivbetrieb mit SLA. Wir überwachen, prüfen mit Testfällen nach, bilden weiter, dokumentieren nach DSGVO und EU-AI-Act und legen jeden Monat den Leistungsreport vor. Was Geld, Fristen oder Kundenzusagen betrifft, bleibt bei Ihren Leuten.
Der Beweis
Gemessen, nicht behauptet: Ausgewiesen sind nur Werte, die ein Kunde intern erhoben hat.
übernimmt Ihren Vorgangs-Posteingang
Sichtet, versteht und verteilt 800 bis 1.400 Mails am Tag, legt Anhänge ab und gleicht Vorgänge mit dem ERP ab. Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
−33 %
Zeit je Mail
intern gemessen beim Referenzkunden
800 bis 1.400
Mails am Tag
intern gemessen beim Referenzkunden
Die meisten Vorhaben beginnen bei einem Schritt: das PDF auslesen, die Mail weiterleiten, ein Feld im ERP füllen. Der Schritt läuft danach tatsächlich. Am Tagesgeschäft ändert sich trotzdem wenig, weil die Arbeit zwischen den Schritten liegt: erkennen, zu welchem Vorgang ein Dokument gehört, die fehlende Angabe nachfordern, den Sonderfall bewerten, den Status sauber setzen, die Rückfrage beantworten. Dieser Rest bleibt bei Ihren Leuten und frisst den Gewinn auf.
So entsteht das Muster, das die Studienlage seit Jahren zeigt: Laut MIT NANDA liefern 95 Prozent der KI-Pilotprojekte in Unternehmen keinen messbaren Ergebnisbeitrag. Nicht weil die Technik nicht funktioniert, sondern weil niemand den ganzen Job übernimmt und niemand dafür geradesteht, dass er morgen früh wieder läuft.
Ein Digitaler Mitarbeiter setzt eine Ebene höher an. Er bekommt einen Job, den Sie im Substantiv benennen können, und er arbeitet ihn vom Eingang bis zur Ablage durch. Vier Vorgänge, wie sie täglich in mittelständischen Büros anfallen:
Das Muster dahinter ist immer dasselbe. Ihre Anwendung nimmt den Eingang roh entgegen, so wie er kommt. Der Digitale Mitarbeiter versteht ihn, normalisiert ihn und macht einen Vorschlag. Ein Mensch gibt frei, wo Geld, Fristen oder Kundenzusagen im Spiel sind. Danach schreibt die Anwendung ins System, mit sauberen Feldern statt freiem Text. Wir nennen das Sandwich-Muster, weil die Freigabe des Menschen die Schicht in der Mitte bleibt und nicht wegfällt, sobald es gut läuft.
Eine Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern bekam täglich 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails mit Anhängen herein, verteilt über Exchange Online, SharePoint und SAP Business One. Heute liest der Posteingangs-Sachbearbeiter jede Mail als Erster. Die Bearbeitungszeit je Mail sank um rund ein Drittel. Im Kostenvoranschlagsprozess derselben Gruppe fiel die Zeit je Vorgang von 10 auf 4 Minuten, statt drei Vollzeitkräften bearbeiten ihn heute 1,5, und die Prozesskosten sanken von 179.000 auf 90.000 Euro im Jahr. Die Prozesskosten hat der Kunde intern gemessen (Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026), die Zeit- und Personalwerte hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt. Wie diese Stelle im Detail arbeitet, steht auf der Seite Posteingang automatisieren.
Der Vergleich, den wir für falsch halten, ist Lizenz gegen Lizenz. Der ehrliche Vergleich ist die Stelle, die Sie sonst besetzen müssten. Nach unserer eigenen Vollkostenrechnung kostet eine Sachbearbeiter-Stelle im Mittelstand 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr: Bruttogehalt je nach Region 42.000 bis 52.000 Euro, dazu 20 bis 22 Prozent Arbeitgeberanteile, dazu Arbeitsplatz, Vakanzmonate, Einarbeitung und Fluktuation. Das ist unsere eigene Rechnung aus Kundenprojekten, keine Statistik; im Erstgespräch rechnen wir sie mit Ihren Zahlen neu.
Ein Digitaler Mitarbeiter wird nach demselben Muster bezahlt: einmal ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein Monatspreis je Stelle, in dem Führung, Weiterbildung, Betrieb, Modellkosten, SLA und Leistungsreport enthalten sind. Die Posten im Einzelnen stehen im Artikel Was kostet ein KI-Mitarbeiter.
Der zweite Teil der Rechnung ist demografisch. Bis 2036 fehlen Deutschland laut IW Köln 4,3 Millionen Arbeitskräfte, jährlich gehen 1,3 Millionen Menschen in Rente und 800.000 rücken nach. Büroberufe sind in der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit kein Engpassberuf, die Bewerber werden Ihnen also nicht formal ausgehen. Sie werden nur teurer, älter und seltener bereit, den Posteingang zu sortieren.
Der Job ist derselbe, die Vorgänge sind es nicht. In der Versicherung und im Schadenmanagement hängt er an Schadenakte, Gutachten und Kostenvoranschlag. In Spedition und Logistik am Transportauftrag aus Mail und PDF, an Avis und Frachtrechnung. In Steuerkanzleien am Mandanten-Posteingang mit Belegen und an der Fristenüberwachung. In der Hausverwaltung an Mieteranfrage, Schadensmeldung und Handwerkerauftrag. Gemeinsam ist diesen Vorgängen dreierlei: viel Volumen, wiederkehrende Struktur und trotzdem an jeder Ecke ein kleines Urteil.
„Unsere Fälle sind zu individuell.“ Meistens ist nicht der Fall individuell, sondern die Ablage. Im Stellenprofil zählen wir aus, wie viele Fälle wirklich Sonderfälle sind. Liegt die Quote hoch, sagen wir das und schneiden die Stelle kleiner.
„Erst müssen unsere Daten sauber sein.“ Dann fangen Sie nie an. Der Digitale Mitarbeiter ist gerade dafür da, unsaubere Eingänge zu normalisieren, bevor sie ins System gehen. Sauberer werden die Daten hinterher, nicht vorher.
„Wir kaufen ein Tool, das kann das auch.“ Ein Tool kaufen heißt: Sie bekommen Funktionen und stellen jemanden ab, der sie bedient, pflegt und bei Ausnahmen einspringt. Ein Projekt kaufen heißt: Sie bekommen eine Lösung zum Stichtag und danach die Verantwortung. Beides sind legitime Wege, sie beantworten nur die entscheidende Frage nicht: Wer betreibt den Job im nächsten Jahr und wer haftet, wenn er stillsteht.
„Wir machen erst einen Piloten.“ Ein Pilot ohne Baseline, ohne Freigabegrenzen und ohne benannten Verantwortlichen ist genau das Muster, das laut MIT NANDA in 95 Prozent der Fälle nichts abwirft. Deshalb heißt es bei uns Probezeit: dieselbe Vorsicht, aber mit Messlatte, Aufsicht und einem klaren Termin für die Entscheidung.
Ihre Systeme, Ihre Daten, Ihre Entscheidungen. Wir bauen keine Fachanwendung, die Sie ablösen müssten, und wir ziehen Ihre Vorgänge nicht in eine fremde Umgebung. Sie bekommen eine besetzte Stelle, ein SLA-Dokument, einen monatlichen Leistungsreport und einen Ansprechpartner, der geradesteht. Wenn eine Stelle sich bei Ihnen nicht rechnet, sagen wir das im Erstgespräch, bevor Sie Geld ausgeben.
Häufige Fragen
Bezahlt wird wie eine Stelle: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein planbarer Monatspreis je Digitalem Mitarbeiter, in dem Führung, Weiterbildung, Betrieb, Modellkosten, SLA und Leistungsreport enthalten sind. Der Maßstab ist unsere eigene Vollkostenrechnung für eine Sachbearbeiter-Stelle von 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr. Die konkrete Ziffer für Ihre Stelle rechnen wir im Erstgespräch.
Nein. Der Digitale Mitarbeiter besetzt Arbeit, für die Sie heute niemanden bekommen, und nimmt Ihren Leuten das Sortieren, Suchen und Nachtragen ab. Ihre Sachbearbeiter entscheiden weiter über Geld, Fristen und Kundenzusagen. Beim Referenzkunden arbeiten heute 75 Mitarbeiter täglich mit dem System, vorher war es niemand.
Der Digitale Mitarbeiter arbeitet in Ihrer eigenen Umgebung, in der Regel in Ihrem Microsoft-Tenant. Ihre Vorgangsdaten bleiben dort, es entsteht kein neuer Datentopf bei einem weiteren Anbieter. Zugriff bekommt er nur auf die Postfächer, Ablagen und Belege, die der Job braucht. Zu jeder Stelle gehört ein Betreiberdossier mit der Dokumentation nach DSGVO und EU-AI-Act.
Ein Vorgang mit hohem Volumen, klarer Zuständigkeit und einer messbaren Baseline: Posteingang mit Anhängen, Eingangsrechnungen, Auftragserfassung, Statusanfragen. Ungeeignet ist alles, was pro Fall eine Verhandlung ist. Im Erstgespräch nehmen wir einen Ihrer Vorgänge und sagen Ihnen, welche Stelle den größten Hebel hat, auch wenn die Antwort „noch nicht“ lautet.
Zielformat sind 30 Tage von der Aufnahme des Stellenprofils bis zur Übernahme in den Produktivbetrieb, mit Probezeit unter Aufsicht dazwischen. Der erste Teil des Vorgangs läuft meist deutlich früher, weil der Digitale Mitarbeiter zunächst nur vorschlägt und ein Mensch freigibt.
Nein. Wir bauen keine Fachanwendungen. Der Digitale Mitarbeiter bedient die Software, die Sie haben, quer über Systemgrenzen: Exchange Online, SharePoint, Ihr ERP, Ihr DMS, Portale von Auftraggebern. Beim Referenzkunden ist das ERP ein SAP Business One. Ihre Fachanwendung bleibt die führende Stelle für die Daten.
Unsichere Fälle geht er gar nicht erst allein an: Sie landen mit Vorschlag und Begründung bei einem benannten Menschen. Fehler, die trotzdem passieren, laufen als Vorfall in die Führung: Wir analysieren, ergänzen Testfälle und bilden weiter. Der Leistungsreport weist aus, wie oft das vorkam.
Copilot assistiert einer Person, die den Vorgang selbst in der Hand behält: Sie fragen, Copilot antwortet. Ein Digitaler Mitarbeiter hat einen eigenen Job und arbeitet ihn ab, auch wenn niemand fragt. Beides passt zusammen, denn er läuft in derselben Microsoft-Umgebung. Laut Microsoft arbeiten Unternehmen künftig mit Agenten als Kollegen mit eigener Identität.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
