Lösung · SAP Business One KI
Digitale Mitarbeiter sind KI-Mitarbeiter: KI-Agenten, die ganze Sachbearbeiter-Jobs in Ihrem Unternehmen übernehmen. Der Bestandsdaten-Sachbearbeiter bedient Ihr SAP Business One wie ein eingearbeiteter Kollege: Er nimmt Lieferungen, Belege und Bestellungen in jedem Format an, prüft sie gegen den Bestand und legt die Änderungen zur Freigabe vor. Geschrieben wird im SAP, unterschrieben von einem Menschen.
Das Problem in Zahlen
800 bis 1.400
Vorgangs-Mails am Tag bei einem Mittelständler mit 75 Sachbearbeitern, dessen ERP SAP Business One ist
Quelle: Referenzkunde, intern gemessen 2026
−33 %
Bearbeitungszeit je Vorgangs-Mail beim Posteingang desselben Referenzkunden, seit dort ein Digitaler Mitarbeiter vor dem ERP liest
Quelle: Referenzkunde, Angabe der Geschäftsführung, September 2026
4,3 Mio.
Arbeitskräfte fehlen Deutschland bis 2036; jährlich gehen 1,3 Mio. in Rente, 800.000 rücken nach
Quelle: IW Köln, Kurzbericht 06/2026
Der ehrliche Vergleich
| Kriterium | Selbst bauen | Tool kaufen | Projekt kaufen | Digitaler Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|
| Wer pflegt Stammdaten und Belege im SAP? | Ihre Sachbearbeiter, Feld für Feld | Ein Import-Assistent, den jemand bedient | Eine gebaute Schnittstelle, danach Ihr Team | Ein Digitaler Mitarbeiter, den wir führen |
| Was passiert bei einer unbekannten Artikelnummer? | Rückfrage per Mail, der Vorgang bleibt liegen | Der Importlauf bricht mit Fehlerprotokoll ab | Change Request | Vorschlag mit Begründung an einen benannten Menschen |
| Wer schreibt in SAP Business One? | Ihre Sachbearbeiter über die Maske | Der Import, oft an der Prüflogik vorbei | Eine Schnittstelle, ab Abnahme unbeaufsichtigt | SAP Business One selbst, nach menschlicher Freigabe |
| Was passiert beim nächsten SAP-Update? | Ihre Regeln müssen von Hand nachgezogen werden | Warten auf die nächste Version | Neues Angebot | Teil der Führung, ausgewiesen im Leistungsreport |
| Wer haftet für die Leistung? | Sie | Niemand | Sie, ab Abnahme | Flow Factor, mit SLA und Leistungsreport |
| Wie wird bezahlt? | Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte | Lizenz pro Kopf | Tagessätze | Wie eine Stelle: Festpreis, dann Monatspreis |
So arbeitet der Mitarbeiter
Wir vermessen die Vorgänge, die heute in SAP Business One landen: Preisblätter, Lieferantenlisten, Bestellungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen. Wir zählen Belege je Woche, Pflichtfelder je Beleg und Minuten je Beleg. Diese Baseline ist der Maßstab für alles Weitere.
Ihre erfahrensten Sachbearbeiter zeigen, woran sie eine falsche Artikelnummer, einen doppelt angelegten Geschäftspartner oder einen unplausiblen Preis erkennen. Wir schreiben dieses Wissen als Regeln und Beispiele auf und bauen den Digitalen Mitarbeiter in Ihrer eigenen Umgebung.
Er arbeitet unter Aufsicht. Jede Stammdatenänderung und jeder Beleg geht als Vorschlag mit Änderungsliste an einen benannten Menschen. Sie sehen wöchentlich, wie viele Vorschläge unverändert durchgehen und wo er Rückfragen stellt.
Produktivbetrieb mit SLA. Freigabegrenzen weiten wir nur dort, wo die Trefferquote es belegt. Wir überwachen, bilden weiter, dokumentieren nach DSGVO und EU-AI-Act und legen monatlich den Leistungsreport vor.
Der Beweis
Gemessen, nicht behauptet: Ausgewiesen sind nur Werte, die ein Kunde intern erhoben hat.
pflegt Stammdaten aus jedem Format
Nimmt Datenlieferungen Ihrer Kunden an, ob Excel, Mail oder Portal, prüft und normalisiert sie und schlägt die Änderungen vor. Sie geben frei, das System schreibt.
Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrer Probezeit selbst gemessen haben.
SAP Business One ist streng, und das ist sein Vorteil. Nummernkreise, Pflichtfelder, Preislisten, Kreditlimits, Berechtigungen: Vieles, was falsch wäre, lässt das ERP gar nicht erst zu. Diese Strenge ist der Grund, warum ein Digitaler Mitarbeiter hier sicher arbeiten kann. Er muss die Regeln Ihres Hauses nicht neu erfinden, er muss die Vorgänge davor verstehen.
Und davor ist es unordentlich. Der Lieferant schickt ein Preisblatt mit eigener Spaltenlogik. Der Kunde bestellt in einer Mail, in der drei Positionen im Fließtext stehen. Der Spediteur meldet eine Mengenabweichung als PDF-Anhang. Der Sachverständige liefert eine Kostenaufstellung, die niemand maschinell lesen kann. Genau hier, zwischen Postfach und Maske, verschwinden die Stunden Ihrer Sachbearbeiter: lesen, verstehen, suchen, abtippen, nachfragen.
Konkret sind das die Vorgänge, die jede Woche wiederkehren:
Was er ausdrücklich nicht tut: buchen ohne Freigabe, Preise verhandeln, Fristen entscheiden, Zahlungen auslösen. Diese Entscheidungen bleiben bei einem Menschen, weil sie Geld und Verträge betreffen.
Wir bauen keine zweite Fachanwendung neben Ihr ERP. Wir arbeiten nach einem Muster, das die Aufgaben sauber trennt und das wir das Sandwich nennen:
Damit bleibt das Verlässliche dort, wo es verlässlich ist. Ein Beleg wird nicht dadurch besser, dass eine KI ihn bucht. Er wird dadurch besser, dass jemand ihn vorher richtig gelesen hat. Das ist die Arbeit, die wir besetzen.
Unser Referenzkunde, eine Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern, führt sein Geschäft in SAP Business One und arbeitet daneben in Microsoft 365 und SharePoint. Gemessen ist bisher die Nachbarstelle bei demselben Kunden: der Posteingangs-Sachbearbeiter, nicht der Bestandsdaten-Sachbearbeiter im SAP. Täglich kamen dort 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails mit Anhängen an, die vier Sachbearbeiter sortierten, zuordneten und im ERP verknüpften. Heute liest ein Digitaler Mitarbeiter jede Vorgangs-Mail als Erster, legt Dokumente standardisiert ab und verknüpft sie mit dem Vorgang. Die Bearbeitungszeit je Vorgangs-Mail sank um rund ein Drittel (Angabe der Geschäftsführung, September 2026), die Prozesskosten des betroffenen Vorgangs von 179.000 auf 90.000 Euro im Jahr (intern gemessen, Vergleich Dezember 2025 bis Mai 2026); den Weg dorthin beschreibt die Lösungsseite Posteingang automatisieren.
Für den Bestandsdaten-Sachbearbeiter im SAP gibt es noch keine veröffentlichten Messwerte. Belegt ist das Betriebsmodell, nicht diese Stelle: dieselbe Sandwich-Mechanik, dieselben Freigaben, dieselbe Führung, angewandt auf Stammdaten, Belege und Aufträge statt auf den Posteingang.
Für Ihr eigenes Haus gilt trotzdem: Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrer Probezeit selbst gemessen haben. Deshalb beginnt jede Einstellung mit einer Baseline und nicht mit einer Prognose.
Der ehrliche Vergleich ist nicht die Lizenz eines Werkzeugs, sondern die Stelle, die Sie sonst besetzen müssten. Nach unserer eigenen Vollkostenrechnung kostet eine Sachbearbeiter-Stelle im Mittelstand 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr: Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Vakanz, Einarbeitung, Fluktuation. Das ist unsere eigene Rechnung aus Kundenprojekten und keine Statistik; im Erstgespräch legen wir sie beiseite und rechnen mit Ihren Zahlen.
Der Digitale Mitarbeiter wird genauso bezahlt wie eine Stelle: einmal ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, das Stellenprofil, Einarbeitung, Bau, Probezeit und Übernahme umfasst, danach ein Monatspreis, in dem Betrieb, Monitoring, Weiterbildung, Modellkosten, Dokumentation und der monatliche Leistungsreport enthalten sind. Wie diese Rechnung im Detail aussieht, steht in Was kostet ein KI-Mitarbeiter?.
Der Hebel ist dort am größten, wo viele gleichartige Vorgänge in ein strenges ERP laufen und trotzdem von Hand erfasst werden.
„Das macht doch unsere Schnittstelle.“ Eine Schnittstelle überträgt Felder, die jemand vorher zugeordnet hat. Sie scheitert an dem, was Ihre Sachbearbeiter täglich lösen: an der Liste mit anderen Spalten, an der Abkürzung im Artikeltext, an der Bestellung im Fließtext. Ein Digitaler Mitarbeiter arbeitet genau dort und nutzt die Schnittstelle anschließend weiter.
„Erst müssen unsere Stammdaten sauber sein.“ Das ist die Reihenfolge, die viele Vorhaben nie starten lässt. Der Bestandsdaten-Sachbearbeiter beginnt mit dem, was da ist: Er markiert Dubletten, Lücken und unplausible Werte, statt sie zu übergehen. Die Bereinigung wird zum Nebenprodukt der täglichen Arbeit, nicht zur Vorbedingung.
„KI im ERP ist zu riskant.“ Riskant wäre ein automatischer Schreibzugriff ohne Aufsicht. Deshalb schreibt bei uns die Anwendung und nicht die KI, deshalb steht vor jedem Schreibvorgang eine menschliche Freigabe, und deshalb ist jede Änderung protokolliert. Die Verantwortung für die Leistung liegt vertraglich bei uns, festgehalten im SLA und belegt im monatlichen Leistungsreport.
„Das ist ein Auftrag mit Abnahme.“ Ein Auftrag endet mit einer Abnahme, danach beginnt Ihre Arbeit. Eine Stelle endet nicht. Wir führen den Digitalen Mitarbeiter weiter: Monitoring, Weiterbildung, Bereitschaft bei Störungen, Anpassung, wenn sich ein Formular oder Ihr SAP ändert.
Bringen Sie einen Vorgang mit, der heute von Hand in SAP Business One entsteht: ein Preisblatt, eine Bestellung, eine Rechnung. Wir sagen Ihnen in 30 Minuten, ob daraus eine Stelle wird, welche Baseline wir messen würden und woran Sie die Probezeit bewerten. Auch ein ehrliches „noch nicht“ ist ein Ergebnis.
Häufige Fragen
Nein. Er arbeitet über die freigegebenen Schnittstellen von SAP Business One, so wie ein Anwender über die Maske arbeitet. Nummernkreise, Pflichtfeldprüfungen, Berechtigungen und Buchungslogik bleiben im ERP. Er bereitet vor, ein Mensch gibt frei, SAP schreibt und protokolliert.
Nein. Der Digitale Mitarbeiter sitzt neben Ihrem ERP und bedient es, er wird nicht hineingebaut. Ihre SAP-Version, Ihre Anpassungen und Ihr Wartungsvertrag bleiben unangetastet. Wenn Sie ihn wieder abmelden, ist Ihr System exakt so, wie es vorher war.
Gerade dann. Eigene Felder, gewachsene Nummernkreise und ungeschriebene Regeln sind genau das, was wir in der Einarbeitung von Ihren Sachbearbeitern abfragen. Ein Digitaler Mitarbeiter lernt Ihre Ausnahmen; ein Standardimport kennt nur den Standard.
Der Digitale Mitarbeiter arbeitet in Ihrem Microsoft-Tenant, auf Ihren Systemen, mit Ihren Berechtigungen. Ihre Belege und Stammdaten verlassen das Haus nicht. Jede Entscheidung ist protokolliert, und zu jedem Mitarbeiter gehört ein Betreiberdossier mit der Dokumentation nach DSGVO und EU-AI-Act.
Zielformat sind 30 Tage vom Stellenprofil bis zur Übernahme, mit Probezeit unter Aufsicht. In den ersten Wochen sehen Sie Vorschläge, keine Buchungen. Die Freigabegrenzen weiten wir erst, wenn die Trefferquote das trägt.
Vor der Freigabe ist jeder Vorschlag sichtbar, nach der Freigabe ist jede Änderung im SAP protokolliert und umkehrbar. Einen Fehler nehmen wir als Regel auf, damit derselbe Fall künftig gleich entschieden wird. Für Störungen gilt das SLA, im Leistungsreport steht, was passiert ist.
In der Praxis läuft es umgekehrt: Besetzt wird die Stelle, für die sich niemand mehr bewirbt. Ihre Sachbearbeiter behalten die Arbeit, für die Sie sie eingestellt haben, also Ausnahmen, Freigaben, Kundenkontakt und Verhandlung. Das Abtippen geht an den Digitalen Mitarbeiter.
Bezahlt wird wie eine Stelle, nicht wie ein einmaliger Auftrag: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein planbarer Monatspreis inklusive Führung, Weiterbildung, Betrieb, SLA und Leistungsreport. Die konkrete Rechnung gegen die Vollkosten Ihrer Stelle machen wir im Erstgespräch.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
