Für wachstumsorientierte B2B Dienstleistungsunternehmen
Steigere deinen Gewinn – ohne neue Mitarbeiter.
Maßgeschneiderte KI-Mitarbeiter übernehmen eure Routinearbeit.
Eliminiere manuelle Aufgaben, Tool-Chaos und Engpässe in Sales, Fulfillment & Backoffice.
Wir entwickeln produktionsreife KI-Mitarbeiter, die sich nahtlos in eure Systeme integrieren und deinem Team Zeit für die wirklich wertschöpfenden Aufgaben zurückgeben.
Die 3 größten Wachstumsbremsen, wenn KI-Mitarbeiter fehlen
Fachkräfte erledigen Arbeit, die ein KI-Mitarbeiter übernehmen könnte
Hochqualifizierte Mitarbeitende hängen in Copy-&-Paste, E-Mails, Nachfassen und Tool-Wechseln fest.
Wertvolle Zeit verpufft – und Projekte bleiben liegen.
Ergebnis: Teure Kapazitäten sind blockiert, statt Vertrieb, Kunden und Wachstum voranzutreiben.
Entscheidungen dauern Tage – weil niemand vorfiltert
Informationen liegen verteilt in Tools, Mails und Köpfen. Nichts wird automatisch sortiert, aufbereitet oder bewertet.
Ergebnis: Projekte verzögern sich, Risiken werden zu spät erkannt und Chancen bleiben liegen.
Wachstum stoppt, weil dein Team als „Puffer“ herhalten muss
Jede neue Bestellung, jeder neue Auftrag erzeugt zusätzliche manuelle Arbeit im Backoffice und Fulfillment. Wachstum frisst Kapazitäten – statt sie freizusetzen.
Ergebnis: Wachstum skaliert 1:1 mit Personalkosten – statt durch KI-Mitarbeiter, die die Routine abfangen.
Was bringen dir KI‒Mitarbeiter?
Digitale Mitarbeiter, die deinem Team die Routine abnehmen – damit sie endlich das tun können, wofür du sie bezahlst.
Vorher
Wenn du ehrlich hinschaust, sieht es oft so aus:
Ergebnis:
Du zahlst hohe Gehälter für Arbeit, die kein Fachwissen braucht –
und trotzdem bleibt zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Themen.
Nachher
Mit einem KI-Mitarbeiter ändert sich das Bild:
Ergebnis:
Deine Leute arbeiten wieder auf ihrem Niveau.
Der KI-Mitarbeiter erledigt den Rest – und deine Marge steigt.
Bereiche, die du vollständig durch KI-Mitarbeiter automatisieren kannst
Vertrieb
Dein KI-Mitarbeiter im Vertrieb übernimmt die komplette Routine rund um Leads & Angebote – damit sich dein Sales-Team auf Abschlüsse konzentriert.
Backoffice
Dein KI-Mitarbeiter im Backoffice kümmert sich um alles, was heute Zeit frisst, aber kein Fachwissen braucht.
Auftragsabwicklung
Dein KI-Mitarbeiter im Fulfillment sorgt dafür, dass Aufträge sauber, schnell und ohne Nachfragen durchlaufen.
Reporting & Controlling
Dein KI-Mitarbeiter im Reporting sammelt Zahlen aus allen Tools und bereitet sie so auf, wie du sie für Entscheidungen brauchst.
Warum FLOW FACTOR ?
Ergebnisse statt IT-Spielereien
Moderne Prozesse brauchen Entscheidungen, nicht starre „Wenn X dann Y“-Ketten. Unsere KI-Mitarbeiter verstehen Inhalte, priorisieren Anfragen und treffen Vorentscheidungen – wie ein Mitarbeiter, nur schneller, stabiler und 24/7.
1. Wir analysieren zuerst deine Prozesse – bevor wir automatisieren.
Business-Fokus statt IT-Denken.
Wir sprechen über Umsatz, Marge, Durchlaufzeiten, Auslastung, Skalierbarkeit – nicht über Server, Trigger und Systeme.
IT ist für uns ein Mittel zum Zweck.
Das Ziel ist messbares Wachstum.
3. Technologieunabhängig.
5. Ergebnisse in Wochen – nicht Monaten.
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
Flottenmanagement‒Unternehmen,
NRW (75 Mitarbeiter)
Verwaltung von +150.000 Nutzfahrzeugen | 15 Jahre am Markt
🔒 Kundenname auf Wunsch anonymisiert
Vollständige Referenz inkl. Ansprechpartner auf Anfrage verfügbar
Wir hätten nie gedacht, dass unser Geschäftsmodell so viel Automatisierungspotenzial hat.“
Ausgangssituation
- Abteilungen ertrinken in E-Mails
- Prozesse nur in Köpfen, viele Fehler
- Hohe Kosten durch manuelle Arbeit
- Skalierung unmöglich
Ziel
✔ Skalierbare Prozesse
✔ Weniger Fehler
✔ Kürzere Durchlaufzeiten
✔ Saubere Daten
✔ Automatisierungspotenziale erkennen
✔ KI sinnvoll integrieren
Umsetzung mit FLOW FACTOR
Wir automatisierten die gesamte E-Mail-Verarbeitung über 6 Abteilungen:
- KI liest, sortiert & priorisiert eingehende Nachrichten
- Daten werden automatisch in SAP & DocuWare übernommen
- Manuelle Prüfschritte entfallen
Ergebnisse nach 30 Tagen
- 40 % weniger Arbeitslast
- Deutlich weniger Fehler
- Schnellere Durchlaufzeiten
- Saubere, einheitliche Daten
Versicherungsdienstleister, München (160 Mitarbeiter)
🔒 Kundenname auf Wunsch anonymisiert
Vollständige Referenz inkl. Ansprechpartner auf Anfrage verfügbar
Wir hatten endlich ein System, das Leads automatisch qualifiziert – ohne dass Vertriebsteams in Arbeit ertrinken.
Ausgangssituation
- Viele unqualifizierte Leads
- Vertrieb verlor Zeit mit „schlechten“ Anfragen
- Follow-ups gingen verloren
- CRM-Daten unvollständig & voller Dubletten
- Kein Überblick, welche Leads wirklich relevant sind
Ziel
✔ Leadqualität steigern
✔ Automatisches Lead-Scoring
✔ Saubere CRM-Daten
✔ Automatisiertes Routing zu passenden Sales-Mitarbeitern
✔ Kürzere Durchlaufzeiten
✔ Skalierbare Pipeline schaffen
✔ KI nutzen, um Absicht & Bedarf der Leads besser zu erkennen
Umsetzung mit FLOW FACTOR
Wir automatisierten den kompletten Leadprozess:
- KI analysiert alle Leads & Unternehmensdaten
- Automatisches Lead-Scoring
- Intelligentes Routing zu passenden Sales-Mitarbeitenden
- CRM-Daten werden bereinigt & angereichert
- Follow-ups laufen automatisiert weiter
Ergebnisse nach 30 Tagen
- 62 % weniger Zeitaufwand für Leadprüfung
- 3× schnellere Reaktionszeiten
- 41 % höhere Lead-to-Meeting-Conversion
- Saubere CRM-Daten in Echtzeit
- KI erkennt Kaufabsicht besser als Mitarbeitende
Weitere Kundenstimmen:
5 von 5 Sternen
Der Prozessanalyse-Workshop hat uns erstmals gezeigt, wie viel Zeit wir jeden Tag verlieren. Nach der Automatisierung laufen über 60 % unserer Routineprozesse komplett ohne Mitarbeiter. Das hat unser gesamtes Wachstum beschleunigt.
COO eines Logistikunternehmens (120 MA)
Wir hatten jahrelang Chaos in unseren Daten. Flow Factor hat ein System gebaut, das Rechnungen automatisch prüft, abgleicht und archiviert. Die Datenqualität ist heute höher als je zuvor.
CIO eines Produktionsbetriebs (85 MA)
Wir dachten, Copilot wäre nur ein kleines Add-on. Flow Factor hat daraus ein vollwertiges Kommunikationssystem gemacht. Unser Team spart jeden Tag mehrere Stunden.
Head of Operations einer Digitalagentur (45 MA)
Seit Flow Factor unsere Prozesse automatisiert hat, wächst unsere Infrastruktur endlich ohne Aufwand mit. Keine manuelle Pflege mehr – genau so muss moderne IT funktionieren.
CIO eines SaaS-Anbieters (40 MA)
Wir waren skeptisch, ob KI bei uns überhaupt funktioniert. Heute sortieren KI-Agenten unsere Support-E-Mails, priorisieren sie und spielen die Daten direkt ins CRM. Unsere Reaktionszeit hat sich halbiert.
Serviceleiter eines IT-Dienstleisters (55 MA)
Der größte Vorteil: Flow Factor denkt prozessual, nicht technisch. Erst Analyse, dann Architektur, dann Automatisierung. Genau das hat uns gefehlt – ein Partner, der Business und Technik verbindet.
Geschäftsführer eines MSP (30 MA)
In 3 Schritten zu deinem ersten KI-Mitarbeiter
01
Analyse deiner größten Zeit- & Geldfresser
Wir identifizieren genau, wo dein Team jeden Tag Stunden verliert, welche Workflows hängen und welche Prozesse sich am schnellsten automatisieren lassen.
✓ konkrete Roadmap
✓ Priorisierung mit ROI
✓ sofort sichtbare Quick Wins
02
Design deiner automatisierten Abläufe
Wir entwickeln Workflows & KI-Agenten, die dein Team entlasten, Entscheidungen vorbereiten und Daten sauber durch dein Unternehmen fließen lassen.
✓ klare Prozessarchitektur
✓ Eliminierung manueller Schritte
✓ Fehlerquoten sinken sofort
03
Umsetzung + kontinuierliche Verbesserung
Wir bauen die Prozesse, integrieren sie in deine Systeme und überwachen sie – damit alles stabil läuft, während dein Unternehmen wächst.
✓ Automationen laufen täglich ohne Mitarbeitereinsatz
✓ weniger Abstimmung, weniger Chaos
✓ mehr Output ohne neue Mitarbeiter
Flow Factor – KI-Mitarbeiter für einen Mittelstand, in dem Menschen wieder an den wichtigen Themen arbeiten
Flow Factor ist aus einer einfachen Idee entstanden:
Arbeit soll sich für Menschen wieder sinnvoll anfühlen – statt nach Tickets, Excel und Dauerfeuer im Postfach.
Geführt von Gründer Timo Brunner vereint Flow Factor Prozessarchitektur, KI-Entwicklung und IT-Sicherheit zu einem Ziel:
KI-Mitarbeiter übernehmen die Routinearbeit, dein Team gewinnt Zeit, Fokus und Qualität – bei voller Compliance.
Timo Brunner - Gründer von Flow Factor
Noch unsicher? Hier sind die Antworten.
Was passiert genau in der kostenlosen Analyse – und wo ist der Haken?
In 45–60 Minuten schauen wir uns gemeinsam deine Abläufe an, identifizieren die größten Zeitfresser und zeigen dir konkrete Lösungsansätze.
Es geht darum, dir Klarheit zu geben – kein Verkaufsgespräch, kein Haken.
Du bekommst echten Mehrwert, selbst wenn du dich danach gegen eine Zusammenarbeit entscheidest.
Warum ist euer Ansatz sicherer als Tools wie Zapier oder Make?
Weil deine Daten dein Eigentum bleiben.
Unsere Automatisierungen laufen in einer sicheren, europäischen Umgebung – keine US-Cloud, kein Datentransfer nach außen.
So erfüllst du DSGVO-Anforderungen automatisch und minimierst Sicherheitsrisiken.
Was kostet eine Automatisierung – und wann rechnet sie sich?
Die meisten Projekte amortisieren sich innerhalb von 2–3 Monaten.
Der genaue Preis hängt von Umfang und Komplexität ab – im Erstgespräch bekommst du eine transparente Einschätzung und ROI-Prognose.
Keine Überraschungen, keine versteckten Gebühren.
Wie viel Zeit muss mein Team für ein Projekt einplanen?
Minimal. Wir übernehmen 90 % der Umsetzung – dein Team liefert nur Input, keine Extrajobs.
Meist reichen 1–2 Stunden Abstimmung pro Woche, der Rest läuft über unser Automatisierungs-Team.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Erste Ergebnisse siehst du oft schon nach 1–2 Wochen – wenn deine Routinen automatisiert laufen, spürst du sofort Entlastung.
Je nach Komplexität optimieren wir danach Schritt für Schritt weiter, bis dein Unternehmen reibungslos skaliert.