Wir entwickeln Digitale Mitarbeiter, die Posteingang, Anträge und Vorgänge vollständig bearbeiten, in Ihrer bestehenden Infrastruktur. Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb aus einer Hand.
Erster Schritt: 15 Minuten am Telefon, kostenfrei. Sie erfahren, wie viel Routinearbeit ein Digitaler Mitarbeiter bei Ihnen übernehmen kann.
Aus dem Live-Betrieb beim Kunden · Mails und Kosten intern gemessen · Zeit je Mail laut Geschäftsführung
Der Auslöser
Das Team am Limit
„Das Team kommt nicht mehr hinterher. Und eine weitere Stelle ist bei den heutigen Personalkosten nicht drin.“
Die Spitze
„Nach jedem Unwetter, jeder Saisonspitze: Rückstau, Überstunden, verpasste Fristen.“
Das Wissen
„Das Wissen steckt in zwei Köpfen. Wenn einer ausfällt, steht die Abwicklung.“
Die Kosten des Nichtstuns
Keine weitere Stelle zu schaffen spart Ihnen ein Gehalt. Es kostet Sie aber
Zum Vergleich: Ein weiterer Sachbearbeiter kostet nach unserer Vollkostenrechnung 55.000 bis 70.000 € im Jahr.
Rechenbeispiel Posteingang
Das sind gut zwei Vollzeitstellen, die ein Digitaler Mitarbeiter übernimmt, allein bei einem Vorgangstyp:
rund 110.000 €
im Jahr, solange Ihr Team diese Arbeit macht.
Unsere Rechnung, nicht die Messung des Kunden · Werte beim Referenzkunden: 800 Mails am Tag intern gemessen, 1,33 Minuten je Mail nimmt der Digitale Mitarbeiter ab (rund 4 → 2,7 Minuten laut Geschäftsführung) · 50.000 € Arbeitgeberkosten je Vollzeitstelle, 220 Tage, 8 Stunden
Die Lösung
Wie eine neue Kollegin, die Ihre Vorgänge liest, versteht, bearbeitet und nur das an Ihr Team gibt, was eine Entscheidung braucht.
übernimmt Ihren Vorgangs-Posteingang
Sichtet, versteht und verteilt 800 bis 1.400 Mails am Tag, legt Anhänge ab und gleicht Vorgänge mit dem ERP ab. Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
Ihr Team ist los: Mails sortieren, Anhänge ablegen, Vorgänge im ERP suchen
Beim Referenzkunden: Zeit je Mail laut Geschäftsführung, Mails am Tag intern gemessen
Steckbrief ansehenerfasst Ihre Bestellungen aus Mail, PDF und Portal
Liest Bestellungen aus Mail, PDF, Portal und Fax-Scan, prüft Kunde, Artikel, Menge und Termin gegen Ihre Stammdaten und bereitet den Auftrag im ERP vor. Abweichungen legt er Ihrem Team vor.
pflegt Stammdaten aus jedem Format
Nimmt Datenlieferungen Ihrer Kunden an, ob Excel, Mail oder Portal, prüft und normalisiert sie und schlägt die Änderungen vor. Sie geben frei, das System schreibt.
Ihr Team ist los: Excel-Listen abtippen, Formate angleichen, Stammdaten von Hand pflegen
Fallstudie · Consense-Gruppe · Schadenmanagement
Ausgangslage
800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag (intern gemessen), von Hand gelesen, zugeordnet und abgelegt. Jede Information wurde zweimal angefasst: einmal in der Mail, einmal im System. Die Fachkräfte steckten in der Routine.
Der Digitale Mitarbeiter
Ein Posteingangs-Sachbearbeiter liest jede Vorgangs-Mail samt Anhängen, ordnet sie dem richtigen Vorgang im System zu und legt die Dokumente ab. Was Geld, Fristen oder Kundenzusagen betrifft, legt er dem Team zur Freigabe vor.
Ergebnis im Betrieb
Niemand hat den Arbeitsplatz verloren.
„Flow Factor hat uns enorm dabei geholfen, unsere Fachkräfte von Bullshit-Arbeit zu befreien.“
Rainer Hansen Geschäftsführer · Consense-Gruppe Ausgewiesen sind ausschließlich Werte, die der Kunde intern gemessen hat oder deren Größenordnung seine Geschäftsführung bestätigt hat
Mehr zur Branche: Digitale Mitarbeiter im Schadenmanagement
So läuft es ab
Erster Schritt: 15 Minuten am Telefon. Sie erfahren, wie viel Routinearbeit ein Digitaler Mitarbeiter bei Ihnen übernehmen kann. Passt es, sehen wir uns Ihren Vorgang genauer an. Kostenfrei.
Die Menschen, die die Arbeit heute machen, zeigen uns, woran sie einen Vorgang erkennen. Und wir messen, was die Arbeit heute kostet.
Der Digitale Mitarbeiter arbeitet unter Aufsicht: Ihr Team gibt frei, die Trefferquote sehen Sie jede Woche.
Übernahme in den Betrieb mit SLA. Freigaben bleiben dort, wo Geld, Fristen oder Kundenzusagen im Spiel sind.
Wir überwachen, entwickeln weiter und legen monatlich den Leistungsreport vor. Die nächste Stelle folgt, wenn die erste trägt.
Zielformat: 30 Tage vom Workshop bis zur Produktivnahme · danach Betrieb im Monatspreis
Sie müssen nichts technisch vorbereiten.
Wir brauchen die Menschen, die die Arbeit heute machen.
Schritt 1 ist ein Telefonat.
Potenzialanalyse anfragenWarum Flow Factor
Aus einer Hand
Nach dem Go-live bleibt die Verantwortung bei uns: mit SLA, monatlichem Leistungsreport und Betreiberdossier für DSGVO und EU AI Act.
Ihre Infrastruktur
Der Digitale Mitarbeiter läuft in Ihrer bestehenden Infrastruktur, etwa in Ihrem Microsoft-Tenant auf Azure. Ihre Daten bleiben bei Ihnen, kein neuer Anbieter mit eigener Datenhaltung.
Enterprise-Erfahrung
Unser Gründer kommt aus Enterprise-IT, Governance und IT-Security, mit Erfahrung aus Umgebungen nach ISO 27001. Ihre IT-Leitung bekommt Antworten auf Augenhöhe.
Bevor wir sprechen
Sie bleiben bei Ihnen. Gebaut und betrieben wird in Ihrer bestehenden Umgebung, etwa Ihrem Microsoft-Tenant: Ihre Daten, DSGVO-konform, mit EU-AI-Act-Betreiberdokumentation. Kein neuer Anbieter, keine neue Dateninsel.
Dann fängt ihn ein Mensch ab. Was Geld, Fristen oder Kundenzusagen betrifft, gibt Ihr Team frei, bevor es ins System geht oder das Haus verlässt. Ist sich der Digitale Mitarbeiter unsicher, gibt er den Fall an einen benannten Kollegen ab. Mehr Verantwortung bekommt er erst mit belegter Trefferquote. Für den Betrieb stehen wir mit SLA und Leistungsreport ein.
Nein. Der Digitale Mitarbeiter übernimmt die Routine, die Ihre Fachkräfte blockiert und für die Sie keine weitere Stelle schaffen wollen. Bei unserem Referenzkunden hat niemand den Arbeitsplatz verloren: Die Fachkräfte sind die Massenarbeit los und machen die Arbeit, für die sie eingestellt wurden.
Bis zur Produktivnahme arbeiten wir zum Festpreis. Danach zahlen Sie einen planbaren Monatspreis je Digitalem Mitarbeiter, inklusive Betrieb, Monitoring, Weiterentwicklung, Modellkosten, SLA und Leistungsreport. Zum Vergleich: Ein Sachbearbeiter kostet nach unserer Vollkostenrechnung 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr. Die Rechnung für Ihren Vorgang machen wir in der Potenzialanalyse gegen Ihre eigenen Zahlen.
Unser Zielformat sind 30 Tage vom Workshop mit Ihren Wissensträgern bis zur Produktivnahme; der Pilot unter Aufsicht Ihres Teams liegt innerhalb dieser Zeit. Wie schnell es bei Ihnen geht, hängt vom Vorgang ab. Das sagen wir Ihnen in der Potenzialanalyse.
Die Potenzialanalyse
Das ist der erste Schritt zur Potenzialanalyse: ein Telefonat, in dem Sie schildern, wo es bei Ihnen klemmt. Keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht“ lautet.
Kostenfrei und unverbindlich.
Timo Brunner Gründer und Inhaber von Flow Factor 
