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Flow Factor
Für Unternehmen, die manuelle Arbeit automatisieren wollen

Mehr Aufträge bearbeiten, ohne neue Mitarbeiter einzustellen.

Flow Factor beseitigt die Handarbeit zwischen Posteingang, Dokumenten und Ihrem ERP. So gewinnen Ihre Fachkräfte Zeit für Kunden und fachliche Entscheidungen – ohne Ihre bestehende IT zu ersetzen.

  • Höhere Marge durch automatisierte Verarbeitung
  • Mehr Zeit für umsatzbringende Maßnahmen
  • Konsistent hohe Qualität durch standardisierte Prozesse
Jetzt Potenzial-Analyse anfragen

Läuft in Azure, AWS, Google Cloud – oder Ihrer eigenen Infrastruktur.

Timo Brunner, Gründer von Flow Factor

Unternehmen die uns vertrauen

Consenseplan BioEnturixbestbiondxCURO

Was Geschäftsführung und Operations täglich erleben

Sie zahlen Fachkräfte-Gehälter für Arbeit, die sich einfach automatisieren lässt.

Der Ist-Zustand

  • E-Mails mehrfach gelesen, Daten manuell übertragen
  • Informationen verteilt, niemand findet etwas
  • Fachkräfte durch Routine blockiert, Aufträge dauern ewig
  • Reibung und Verluste zwischen Abteilungen
  • Fehlerquote und Nacharbeit kosten Zeit und Geld

Der Wunschzustand

  • E-Mails werden automatisch erfasst, Daten fließen direkt ins System
  • Alle Informationen zentral und sofort auffindbar
  • Fachkräfte frei für echte Aufgaben, Aufträge laufen zügig durch
  • Reibungslose Prozesse über alle Abteilungen hinweg
  • Weniger Fehler, weniger Nacharbeit, mehr Marge

Der Punkt ist: Sie brauchen kein weiteres Tool, sondern jemanden, der die Automatisierung baut und betreibt.

Die Lösung

Automatisierte Prozesse & KI-Mitarbeiter verbinden Ihre Systeme.

Ihre bestehenden Systeme bleiben genau da, wo sie sind. Die KI-Automatisierung sitzt in der Mitte, verbindet sie miteinander und sorgt dafür, dass Informationen automatisch dorthin fließen, wo sie gebraucht werden.

Exchange_64x Outlook
Teams
ERP (SAP)
OneDrive
SharePoint
Planner
Gmail
Azure
KI

Fallstudie: Consense GmbH

Kein Konzept, ein Ergebnis: so sieht das in der Praxis aus.

Fallstudie Consense GmbH

Düren · 75 Mitarbeiter · Microsoft 365 + SAP Business One

75 Mitarbeiter, ein System: KI vereint Outlook, SharePoint und SAP Business One.

Die Consense GmbH aus Düren wechselte zu SAP Business One und wollte kritische Geschäftsprozesse automatisieren. Täglich trafen 800 bis 1.400 E-Mails mit Anhängen ein, die manuell gelesen, zugeordnet, abgelegt und ins ERP übertragen werden mussten.

Wirkung auf einen Blick

-50 %

Prozesskosten Kostenvoranschläge

179.000 € → 90.000 € pro Jahr

-80 %

Bearbeitungszeit pro E-Mail

15 Minuten → 3 Minuten

75

Mitarbeiter nutzen die Lösung täglich

vorher: 0 – vollständige Adoption

Ausgangssituation: 800–1.400 E-Mails am Tag treffen auf zersplitterte Systeme.

Probleme im Alltag

  • Uneinheitliche E-Mail-Bearbeitung je Abteilung (Outlook vs. SharePoint)
  • Manuelles Auslesen von E-Mails und Anhängen, händische Metadatenpflege
  • Hoher Suchaufwand nach Informationen und Belegen
  • Vorgänge ließen sich nur mit hohem Aufwand vollständig erfassen

Kritische Auswirkungen

  • Zeitverlust durch Suchen, Doppelarbeit und Medienbrüche
  • Erhöhtes Fehlerrisiko bei manueller Übertragung
  • Langsame Abläufe bei geschäftskritischen Vorgängen
  • Keine verlässliche, einheitliche Sicht auf Status und Aufgaben

Ziele: Einheitliche Vorgänge statt System-Silos.

  • Automatisches Auslesen relevanter Metadaten aus E-Mails und Anhängen
  • Zentrale Vorgangssicht für E-Mails, Dokumente und Aufgaben
  • Direkte Anbindung an SAP Business One für eine einheitliche Datenlage
  • Automatisierte Prüfung von Kostenvoranschlägen
  • Weniger Systemwechsel, schnellerer Durchsatz in operativen Prozessen

Resultate: KI-gestützte Vorgänge, weniger Suche, mehr Durchsatz.

So arbeitet die Lösung

  1. 01
    E-Mail-Eingang

    Jede eingehende E-Mail aus Exchange Online wird automatisch verarbeitet.

  2. 02
    Auslesen & Klassifizieren

    Informationen werden ausgelesen, klassifiziert und kategorisiert.

  3. 03
    Ablage in SharePoint

    Anhänge werden analysiert und standardisiert in SharePoint abgelegt.

  4. 04
    SAP-Verknüpfung

    Alle Daten werden mit SAP Business One verknüpft und in einer zentralen Vorgangsoberfläche zusammengeführt.

Weitere digitale Helfer

Preislisten-Import

Lieferanten-Preislisten mit 11 Millionen Teilen werden automatisch heruntergeladen und in SAP eingespielt.

Versicherungs-Assistent

Versicherungsnummern sowie Termine für Mietwagen und Reparaturen werden automatisch ausgelesen und in SAP eingetragen.

Technische Umgebung: Microsoft 365 auf Azure, angebunden an SAP Business One.

Vorher / Nachher

Prozesskosten Kostenvoranschläge

Dezember 2025

179.000 €

Mai 2026

90.000 €

-50 %

Bearbeitungszeit pro E-Mail

Dezember 2025

15 Minuten

Mai 2026

3 Minuten

-80 %

Tägliche Nutzung durch Mitarbeiter

Dezember 2025

0 Personen

Mai 2026

75 Personen

Volle Adoption

  • Einheitlicher, standardisierter Prozess für die E-Mail-Verarbeitung
  • Informationen aus Mails und PDFs sofort als Metadaten auffindbar
  • Direkte ERP-Integration mit durchgängiger Statusverfolgung
  • Kein Systemwechsel mehr während der Arbeit
  • Expertenwissen zur Kostenvoranschlagsprüfung automatisiert und wiederverwendbar
„Vier Sachbearbeiter haben bei uns den Posteingang sortiert. Heute macht das ein System. Und niemand vermisst die alte Arbeit."
Rainer Hansen Rainer Hansen Geschäftsführer · Consense-Gruppe

So kommen Sie zum Ergebnis

Ihr Weg zu automatisierten Prozessen.

Strategie & Prozessanalyse

Wir identifizieren den Engpass mit dem größten Hebel und klären Umfang, Regeln und Ausnahmen.

Technisches Onboarding

Zugänge und Systemlandschaft werden sauber angebunden – ohne Ihre bestehende IT zu verändern.

Entwicklung der Automatisierungen

Wir bauen die Automatisierung in Ihren Systemen, mit klaren Freigaben und Eskalationspfaden.

Einbindung KI-Mitarbeiter

Der KI-Mitarbeiter übernimmt die Routineaufgaben im laufenden Betrieb – kontrolliert und nachvollziehbar.

Kontinuierliche Verbesserung & Monitoring

Wir überwachen Durchsatz und Qualität und verbessern den Ablauf laufend im Betrieb.

Abläufe, die Ihrem Team die Routine abnehmen.

Wir automatisieren klar abgegrenzte Arbeitsschritte in Ihren bestehenden Systemen. Jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar, jede Ausnahme landet beim richtigen Menschen. Wir automatisieren die Arbeit – nicht die Menschen.

Posteingang

Vorgangs-Mails werden gelesen, zugeordnet, abgelegt und mit einem Status versehen.

Flow Inbox

Dokumente

Dokumente werden klassifiziert, benannt, mit Metadaten versehen und auffindbar gemacht.

Flow Docs

Wissenszugriff

Fragen werden aus dem Dokumentenbestand beantwortet – mit Quelle statt Bauchgefühl.

Flow Knowledge

Ihr Kernprozess

Der nächste produktive Ablauf entsteht aus dem Engpass, der Ihr Team heute am meisten bremst.

Potenzial-Analyse

Ihre Systeme
arbeiten für Sie.

Wir bauen dort, wo Ihre Daten und Prozesse schon liegen – in Microsoft 365 oder Google Workspace, angebunden an Ihr ERP und Ihre Fachsysteme. Unsere Lösungen sind containerisiert und laufen bei einem Hyperscaler oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Keine zusätzliche Plattform, kein neues Silo. Ihre IT behält Berechtigungen und Kontrolle; jeder Schritt bleibt nachvollziehbar. Modelle und Bezugswege wählen wir passend zur Datenklasse und zu Ihren Datenschutz-Anforderungen. Sicherheit und Governance sind Voraussetzung, nicht Nachgedanke.

Microsoft Teams
SharePoint
OneDrive
Exchange Online
Planner
Copilot
SAP Business One
Foundry
Azure AI
ChatGPT
Claude
n8n
Airtable
Gmail

Der Engpass-Check

In 45 Minuten wissen, was Sie automatisieren können.

Keine Verkaufs-Show, kein Rätselraten: Sie wissen nach jedem Schritt genau, woran Sie sind – und ob sich ein nächster Schritt für Sie überhaupt lohnt.

01

Operativer Engpass

Welcher Ablauf Ihr Unternehmen gerade am meisten bremst und was er heute pro Vorgang kostet.

02

Volumen & Hebel

Ob genug Wiederholung, Bearbeitungszeit und Geschäftswert für eine Automatisierung vorhanden sind.

03

Risiken & Ausnahmen

Welche Systeme betroffen sind, wo ein Mensch entscheidet und was kontrolliert werden muss.

04

Nächster Schritt

Wenn es passt, wissen Sie, wie der Ablauf sauber gebaut und produktiv betrieben wird.

Potenzial-Analyse anfragen

Wann wir nicht passen

Wir können nicht jedem helfen.

Wenn Sie nur ein Tool kaufen wollen, sind wir nicht der richtige Partner.

Wenn Sie eine schnelle Demo ohne Prozessverständnis erwarten, ebenfalls nicht.

Wenn ein wiederkehrender Ablauf aber Zeit, Marge oder Übersicht kostet und Sie ihn sauber lösen wollen, dann lohnt sich ein Engpass-Check.

Sie brauchen dafür keine eigene IT-Abteilung und keine Automatisierungserfahrung. Wir bringen das technische Know-how mit – Sie bringen den Ablauf, der Sie bremst.

Timo Brunner, Gründer von Flow Factor

Ihr Ansprechpartner in der Potenzial-Analyse

Timo Brunner

Gründer von Flow Factor

Über 11 Jahre Technologieberatung für Mittelständler bis hin zu weltweit agierenden Konzernen – mit Fokus auf Microsoft-Technologie, von Modern Workplace bis Enterprise Mobility & Security. Die letzten vier Jahre davon hat Timo komplexe Cyber-Security-Prozesse aufgebaut, in Unternehmen implementiert und automatisiert. Mit genau diesem Wissen hat er Flow Factor gegründet: Technologie so einzusetzen, dass sie einen echten wirtschaftlichen Effekt hat – nicht nur ein weiteres Tool.

Potenzial-Analyse mit Timo vereinbaren

Bevor wir miteinander reden

Häufige Fragen.

Was passiert im Engpass-Check?

Sie bringen einen Prozess mit, der gerade Zeit, Nerven oder Übersicht kostet. Wir prüfen Volumen, Regeln, Systeme und Ausnahmen und sagen Ihnen, ob sich dieser Ablauf sinnvoll automatisieren lässt. Wenn es nicht passt, sagen wir das. Bei mehreren Baustellen starten wir mit dem Ablauf, der heute am meisten Zeit, Marge oder Übersicht kostet.

Wir arbeiten mit Microsoft 365, Google Workspace und diversen Fachsystemen. Passt das?

Ja, genau dafür ist der Ansatz gedacht. Ob Ihre E-Mails in Exchange oder Gmail liegen, spielt für uns keine Rolle. Der Hebel liegt dort, wo Vorgänge zwischen Ihren Systemen hängen bleiben – zwischen Posteingang, Dokumentenablage, ERP und Fachsystemen. Bei Consense war das Microsoft 365 mit SAP Business One.

Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?

Nein. Genau das ist nicht der Ansatz. E-Mail, ERP, Dokumentenablage und Fachsysteme bleiben. Unsere Lösungen sind containerisiert und laufen bei einem Hyperscaler oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Wir sorgen dafür, dass Vorgänge sauber zwischen Ihren Systemen weiterlaufen.

Brauchen wir schon einen dokumentierten Prozess?

Nein. Oft ist genau das der Punkt. Der Prozess lebt in Postfächern, Listen und Köpfen. Wir machen ihn zuerst sichtbar, bevor wir irgendetwas bauen.

Was passiert mit Ausnahmefällen und unsicheren Fällen?

Ausnahmen werden nicht ignoriert. Sie bekommen eigene Regeln, Status und Eskalationspfade. Wenn ein Vorgang nicht sauber automatisiert werden kann oder die Automatisierung unsicher ist, entscheidet gezielt ein Mensch. KI ist dabei ein Werkzeug, nicht die Überschrift.

Wie passt das zu unserer IT-Governance und unseren Daten?

Wir arbeiten innerhalb Ihrer Regeln: Berechtigungen über Entra, Datenklassifizierung über Purview, Auftragsverarbeitung sauber vereinbart. Welche Daten wohin dürfen, klären wir vor der Umsetzung, nicht danach. Ihre IT behält Admin-Hoheit und volle Nachvollziehbarkeit, jede Lösung ist auditierbar.

Machen wir uns damit von Ihnen abhängig?

Wir binden Sie durch Ergebnisse, nicht durch Architektur. Ihre Daten sind jederzeit exportierbar, jeder Prozess ist dokumentiert, Code und Betrieb sind übergabefähig. Wenn Sie gehen wollen, können Sie gehen. Unser Job ist, dass Sie nicht wollen.

Engpass-Check

Welcher Ablauf bremst Ihr Team jeden Tag?

In 45 Minuten prüfen wir Volumen, Bearbeitungszeit, Systeme und Ausnahmefälle. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob der Ablauf einen tragfähigen Automatisierungshebel bietet – und was der sinnvolle nächste Schritt wäre.

Potenzial-Analyse anfragen