Lösung · Auftragserfassung automatisieren
Digitale Mitarbeiter sind KI-Mitarbeiter: KI-Agenten, die ganze Sachbearbeiter-Jobs in Ihrem Unternehmen übernehmen. Der Auftrags-Sachbearbeiter nimmt Bestellungen aus Mail, PDF und Kundenportal an, gleicht sie gegen Ihre Stammdaten ab und bereitet den Auftrag im ERP vor. Weicht die Bestellung von Ihren Stammdaten ab, legt er den Fall einem Menschen mit Vorschlag vor.
Das Problem in Zahlen
4,3 Mio.
Arbeitskräfte fehlen Deutschland bis 2036; jährlich gehen 1,3 Mio. in Rente, 800.000 rücken nach
Quelle: IW Köln, Kurzbericht 06/2026
1,26 Mio.
offene Stellen in Deutschland; wer den Vertriebsinnendienst nicht besetzt bekommt, staut Aufträge im Postfach
Quelle: IAB-Stellenerhebung Q4/2025
über 40 %
der Agentic-AI-Projekte werden bis 2027 abgebrochen; Erfassung scheitert selten am Modell und meistens am Betrieb
Quelle: Gartner, Pressemitteilung 06/2025
Der ehrliche Vergleich
| Kriterium | Selbst bauen | Tool kaufen | Projekt kaufen | Digitaler Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|
| Wer liest Mail, PDF und Portal? | Ihr Innendienst, Fenster für Fenster | Ein Parser, den Sie je Layout einrichten | Ein Aufbau bis zur Abnahme, danach Ihr Team | Ein Digitaler Mitarbeiter, den wir führen |
| Was passiert bei einem neuen Kundenformular? | Abtippen wie bisher | Neue Vorlage, neue Einrichtung | Change Request und Wartezeit | Weiterbildung im laufenden Betrieb |
| Was passiert bei Abweichung zu den Stammdaten? | Rückfrage, wenn jemand Zeit hat | Feld bleibt leer oder wird falsch gefüllt | Regel nachziehen lassen | Vorschlag mit Begründung an einen benannten Menschen |
| Wer verantwortet die Erfassungsqualität? | Sie | Niemand | Sie, ab Abnahme | Flow Factor, mit SLA und Leistungsreport |
| Wie wird bezahlt? | Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte | Lizenz je Beleg oder je Nutzer | Tagessätze | Wie eine Stelle: Festpreis, dann Monatspreis |
So arbeitet der Mitarbeiter
Wir vermessen Ihren Auftragseingang: Kanäle, Belegarten, Kundenformulare, Positionen je Auftrag, Zustand der Stammdaten, Ausnahmen je Woche und die Minuten, die ein Auftrag heute kostet. Diese Baseline ist der Maßstab für alles Weitere.
Ihre erfahrensten Auftragssachbearbeiter zeigen, woran sie eine Dublette, eine neue Baustelle oder einen Preis aus einer alten Liste erkennen. Wir machen dieses Wissen explizit und bauen den Mitarbeiter in Ihrer Umgebung.
Er erfasst unter Aufsicht: Jeder Auftrag geht vor der Anlage an Ihr Team. Sie sehen wöchentlich, wie viele Aufträge sauber durchlaufen, wie viele er vorlegt und wie sich die Zeit je Auftrag entwickelt.
Produktivbetrieb mit SLA. Eindeutige Bestellungen bereitet er vollständig vor, Abweichungen legt er begründet vor; ob Sie die Freigabe für saubere Standardbestellungen später auf Stichproben umstellen, entscheiden Sie. Wir überwachen, bilden weiter, dokumentieren DSGVO und EU AI Act und legen monatlich den Leistungsreport vor.
Der Beweis
Gemessen, nicht behauptet: Ausgewiesen sind nur Werte, die ein Kunde intern erhoben hat.
erfasst Ihre Bestellungen aus Mail, PDF und Portal
Liest Bestellungen aus Mail, PDF, Portal und Fax-Scan, prüft Kunde, Artikel, Menge und Termin gegen Ihre Stammdaten und bereitet den Auftrag im ERP vor. Abweichungen legt er Ihrem Team vor.
Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrer Probezeit selbst gemessen haben.
Eine Bestellung zu lesen ist die leichte Hälfte der Arbeit. Die schwere Hälfte beginnt, wenn das Gelesene auf Ihre Stammdaten trifft. Ist der Besteller derselbe Kunde wie im ERP oder eine Tochtergesellschaft mit eigenem Konditionsblatt? Steht im Positionstext Ihre Artikelnummer oder die des Kunden? Weicht der genannte Preis vom Rahmenvertrag ab, weil der Kunde eine alte Liste benutzt, oder weil ihm jemand aus Ihrem Vertrieb etwas zugesagt hat? Ist die abweichende Lieferanschrift eine neue Baustelle oder ein Tippfehler? Und ist diese Bestellung neu oder die dritte Fassung derselben Anfrage von vorgestern?
Ein Erkennungslauf über ein PDF beantwortet keine dieser Fragen. Er schreibt Felder in Felder und liefert ein Ergebnis, auch wenn das Ergebnis falsch ist. Ihr Innendienst beantwortet sie jeden Tag: aus Erfahrung, mit einem Blick in zwei Fenster, manchmal mit einem Anruf beim Einkäufer. Diese Urteile sind der eigentliche Job. Deshalb besetzen wir eine Stelle, statt eine Erkennung einzurichten.
Er holt den Auftrag dort ab, wo er ankommt, und arbeitet ihn bis zur Anlage durch:
Das ist das Sandwich-Muster, nach dem alle unsere Stellen arbeiten: Ihre Anwendung nimmt roh entgegen, der Digitale Mitarbeiter versteht und normalisiert, ein Mensch gibt frei, Ihr System schreibt. Wer den Posteingang davor auch besetzen will, findet die passende Stelle unter Posteingang automatisieren.
Die Grenze ziehen Sie im Stellenprofil, und sie ist bewusst eng. Zur Freigabe gehen in der Regel: Preise, die vom Rahmenvertrag abweichen. Neukunden ohne Stammsatz. Neue Liefer- oder Baustellenanschriften. Mengen, die zur Verpackungseinheit nicht passen. Aufträge, die das Kreditlimit reißen. Termine, die der Kunde so nicht bekommen kann. Und jeder Verdacht auf eine Dublette.
Entscheidend ist, was mit diesen Fällen passiert: Sie landen nicht in einer Fehlerliste, die freitags niemand öffnet, sondern bei einem benannten Kollegen, mit dem Vorschlag des Digitalen Mitarbeiters und dem Grund seiner Unsicherheit. Ein Klick gibt frei, ein Klick korrigiert. Die Korrektur ist zugleich die Weiterbildung: Was Ihr Team einmal entschieden hat, kennt er beim nächsten Mal.
Erfassung ist keine Software-Frage, sondern eine Betriebsfrage. Kundenformulare ändern sich, ein Portal bekommt ein neues Exportformat, die Saison verdoppelt das Volumen, ein neuer Rahmenvertrag dreht die Preislogik. Was niemand führt, wird still schlechter, und schlechte Erfassung merkt man erst an der Reklamation.
Die Zahlen zu KI im Unternehmen erzählen dasselbe: Laut MIT NANDA („The GenAI Divide“, 2025) liefern 95 Prozent der GenAI-Pilotvorhaben keinen messbaren Ergebnisbeitrag, und der Zukauf betriebener Lösungen ist etwa doppelt so erfolgreich wie der Eigenbau. Zusammen mit der Abbruchquote von Gartner weiter oben ergibt das einen Befund über den Betrieb, nicht über die Modelle.
Deshalb gehört zu dieser Stelle nicht nur ein Mitarbeiter, sondern die Führung dazu: ein SLA, der die Leistung zusagt, ein monatlicher Leistungsreport gegen Ihre Baseline und ein Betreiberdossier, das DSGVO und EU AI Act dokumentiert. Sie bekommen keinen neuen Anbieter in Ihrer Systemlandschaft, sondern einen Arbeitgeber, der die Stelle verantwortet.
Der ehrliche Vergleich ist nicht die Lizenz, sondern die Stelle, die Sie sonst besetzen müssten. Unsere eigene Vollkostenrechnung setzt eine Sachbearbeiter-Stelle im Mittelstand bei 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr an: Bruttogehalt je nach Region und Branche 42.000 bis 52.000 Euro, dazu 20 bis 22 Prozent Arbeitgeberanteile, dazu Arbeitsplatz, Vakanzmonate, Einarbeitung und Fluktuation. Diese Spannen sind unsere Annahmen aus Kundenarbeit, keine Statistik, und wir tauschen sie im Erstgespräch gegen Ihre eigenen Zahlen.
Dagegen steht kein Tagessatz und keine Lizenz je Beleg, sondern ein Einstellungsprogramm zum Festpreis und danach ein Monatspreis je Digitalem Mitarbeiter, in dem Betrieb, Führung, Weiterbildung, Modellkosten, Dokumentation und Leistungsreport enthalten sind. Wie die Rechnung aufgebaut ist, steht ausführlich im Artikel Was kostet ein KI-Mitarbeiter.
Am größten ist der Hebel dort, wo viele kleine Aufträge von vielen Kunden in immer neuen Formaten hereinkommen und ein ERP das führende System ist. Zwei Branchen bespielen wir dafür gezielt: Logistik und Spedition, wo Transportaufträge als PDF im Sammelpostfach landen und Ladestellen, Termine und Referenznummern des Kunden stimmen müssen, sowie Bau und Handwerk, wo Bestellungen und Nachträge zwischen Baustelle, Büro und Lieferant hin und her laufen.
Ein guter Ausgangspunkt liegt vor, wenn mindestens eines davon zutrifft: Ihr Innendienst tippt täglich Bestellungen ab. Wiederkehrende Kunden schicken jeweils eigene Formulare. Eine Erfassungsstelle ist unbesetzt oder wird gerade durch Überstunden aufgefangen. Oder Sie erfassen doppelt, weil Portal und Mail sich nicht abstimmen.
Für den Auftrags-Sachbearbeiter weisen wir keine Kennzahlen aus. Es gibt sie noch nicht, weil noch kein Kunde sie in seinem Betrieb erhoben hat, und geliehene Werte aus fremden Häusern sind kein Beweis. Was Sie hier finden, ist das Stellenprofil: der Job, die Freigaben, die Führung, die Systeme.
Gemessen ist bislang die Nachbarstelle. Beim Referenzkunden, einer Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern, sank die Bearbeitungszeit je Vorgangs-Mail um rund ein Drittel, bei 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag; die Prozesskosten des betroffenen Vorgangs fielen von 179.000 auf 90.000 Euro im Jahr. Die Prozesskosten hat der Kunde intern erhoben (Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026), die Zeitersparnis hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt. Sie zeigen, wie wir arbeiten, und sie sagen nichts darüber, was Ihre Auftragserfassung erreicht.
Ihre Zahl entsteht in der Probezeit: Wir nehmen die Baseline aus dem Stellenprofil, messen dagegen und schreiben das Ergebnis in den Leistungsreport. Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrem Betrieb gemessen haben.
„Unsere Bestellungen sind zu unterschiedlich.“ Genau deshalb scheitern Vorlagen und genau deshalb funktioniert eine Stelle. Vielfalt ist für einen Menschen kein Ausschlusskriterium, sondern der Grund, warum die Arbeit Erfahrung braucht. Ein Digitaler Mitarbeiter wird auf dieselbe Erfahrung eingearbeitet.
„Erst müssen wir die Stammdaten aufräumen.“ Dann warten Sie lange. Der Auftrags-Sachbearbeiter arbeitet mit dem Stammdatenstand, den Sie heute haben, und macht dessen Lücken sichtbar: doppelte Kunden, fehlende Kundenartikelnummern, veraltete Konditionen. Viele Betriebe räumen erst auf, nachdem sie schwarz auf weiß sehen, was sie täglich kostet.
„Wir warten, bis unsere Kunden EDI machen.“ Die zehn größten vielleicht. Der lange Rest bestellt weiter per Mail und PDF, und dieser Rest ist die Arbeit, die Ihren Innendienst bindet.
„Ein Erfassungswerkzeug tut es auch.“ Ein Werkzeug liefert Funktionen, die jemand bedienen, pflegen und überwachen muss. Diese Arbeit bleibt bei Ihnen, inklusive der Verantwortung für das Ergebnis. Ein Digitaler Mitarbeiter bringt den Betrieb mit, weil er selbst betrieben wird.
Bringen Sie einen echten Auftragseingang der vergangenen Woche mit: die Mail, das PDF, den Portal-Export. Wir gehen ihn im Erstgespräch Schritt für Schritt durch und sagen Ihnen, welcher Anteil eindeutig ist, welcher Anteil Urteil braucht und ob die Auftragserfassung bei Ihnen wirklich die Stelle mit dem größten Hebel ist. 30 Minuten, keine Vorbereitung, ehrliche Antwort auch dann, wenn sie „noch nicht“ lautet.
Häufige Fragen
Erkennung liest Felder aus einem Dokument. Ein Digitaler Mitarbeiter entscheidet, was die gelesenen Felder für Ihren Auftragsstamm bedeuten: derselbe Kunde oder die Tochter mit eigenen Konditionen, Ihre Artikelnummer oder die des Kunden, gültiger Rahmenvertragspreis oder Abweichung. Er bereitet den Auftrag vollständig vor und legt die Abweichung einem Menschen vor.
Nichts bleibt liegen. Er arbeitet mit dem, was auf dem Beleg steht, und legt vor, was er nicht sicher zuordnet. Das neue Layout kommt in die Weiterbildung, und im nächsten Leistungsreport sehen Sie, ob die Vorlagequote für diesen Kunden wieder gesunken ist. Sie richten keine Vorlage ein.
Bezahlt wird wie eine Stelle, nicht wie ein Vorhaben mit Tagessätzen: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein planbarer Monatspreis inklusive Führung, Betrieb, Weiterbildung, SLA und Leistungsreport. Die Rechnung gegen die Vollkosten Ihrer eigenen Stelle machen wir im Erstgespräch.
Gebaut und betrieben wird in Ihrer Microsoft-Umgebung, Ihre Auftrags- und Kundendaten verlassen das Haus nicht. Berechtigungen kommen aus Ihrem System, jede Anlage und jede Vorlage ist protokolliert. Das Betreiberdossier dokumentiert DSGVO und EU AI Act als Teil des Betriebs, nicht als Anhang.
Nein. Er besetzt die Erfassungsarbeit, für die Sie ohnehin schwer jemanden finden, und gibt Ihrem Innendienst die Stunden zurück, in denen er heute Bestellungen abtippt. Die Entscheidungen über Preis, Termin und Kundenzusage bleiben bei Ihren Leuten, weil er sie ihnen vorlegt.
Nein. Genau das ist der Punkt: EDI lohnt sich für die zehn größten Kunden, der lange Rest bestellt weiter per Mail, PDF und Portal. Der Auftrags-Sachbearbeiter arbeitet diesen Rest ab und bedient dabei Ihre vorhandenen Systeme, so wie ein Mensch es täte.
Zielformat sind 30 Tage vom Stellenprofil bis zur Übernahme, mit Probezeit unter Aufsicht. Wie viel Freiraum er danach bekommt, hängt an der belegten Trefferquote: Erst wenn die Zahlen aus Ihrem Betrieb stimmen, wird aus der Freigabe je Auftrag eine Stichprobe.
Ja. Unser Referenzkunde arbeitet mit SAP Business One, das ERP ist aber austauschbar. Der Job bleibt derselbe: lesen, gegen Stammdaten prüfen, vorbereiten, Abweichungen vorlegen. Welche Systeme angebunden werden, klären wir im Stellenprofil.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
