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Flow Factor

Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Flow Factor, Timo Brunner
Friedrich-Bergius Str. 7
41516 Grevenbroich

E-Mail: info@flow-factor.de

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen und welche Rechte Sie haben.

3. Datenerfassung auf unserer Website

Hosting & Sicherheit

Beim Abruf der Seite werden technische Informationen (IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Uhrzeit des Zugriffs) für den sicheren Betrieb vorübergehend gespeichert. Die Übertragung erfolgt SSL/TLS-verschlüsselt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb).

Kontaktformulare & Terminbuchung

Wenn Sie über unsere Website Kontakt aufnehmen oder einen Termin buchen, erheben wir folgende Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Terminwunsch sowie Ihre Angaben zu Unternehmensgröße und Automatisierungsbedarf. Diese Daten werden in unserem CRM (SalesSuite) gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung).

BAFA-Erfassungsbogen

Wenn Sie uns über den Erfassungsbogen unter /bafa-foerderung/ mit der Beantragung einer BAFA-Förderung beauftragen, verarbeiten wir folgende Daten:

Zweck: Beantragung und Abwicklung der BAFA-Förderung für KI-Beratung und KI-Workshops in Ihrem Namen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Auftrags) sowie für die Übermittlung Ihrer Angaben an die Bewilligungsstelle Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über das Pflicht-Häkchen im Formular). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; ein bereits gestellter Antrag bleibt davon unberührt.

Empfänger: das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) als Bewilligungsstelle. Über die Bearbeitung informiert uns zusätzlich eine Kurznachricht in Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Ltd.) und Slack (Slack Technologies Ltd.); sie enthält Unternehmen, Anrede und Name, Ort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Zahl der Mitarbeiter, nicht aber die Vollmacht.

Speicherort: Ihre Angaben und die Vollmacht gehen als E-Mail an ein Postfach von Flow Factor (Microsoft 365). Ihre Angaben und die Vollmacht werden auf dem Webserver nicht abgelegt; die hochgeladene Datei wird nach dem Versand der E-Mail sofort gelöscht. Dieselbe E-Mail erhalten Sie in Kopie (CC) an die von Ihnen angegebene Adresse. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Formulars speichern wir für bis zu eine Stunde einen gekürzten Prüfwert Ihrer IP-Adresse und Ihrer E-Mail-Adresse; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch).

Aufbewahrungsdauer: bis zum Abschluss des Förderverfahrens, danach im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre nach § 147 AO). Die Vollmacht bewahren wir für die Dauer des Verfahrens und der Nachweispflichten gegenüber der BAFA auf.

Terminbuchung via Calendly

Für die Buchung von Erstgesprächen nutzen wir den Dienst Calendly, LLC, 271 17th St NW, Suite 1000, Atlanta, GA 30363, USA. Bei der Nutzung von Calendly werden Ihre Buchungsdaten (Name, E-Mail, Termin) an Calendly übermittelt. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Datenschutzerklärung Calendly: calendly.com/privacy

Newsletter & E-Mail-Marketing

Falls Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse über ActiveCampaign mit Double-Opt-In-Verfahren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Bewerbungen

Bewerberdaten werden über Recruitee verarbeitet und bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Rechtsgrundlage: § 26 BDSG.

Analyse- und Tracking-Tools

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir folgende Tools ein:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung via Cookie-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Footer-Link „Cookie-Einstellungen" widerrufen.

Nach Ihrer Marketing-Einwilligung verwenden wir Google Ads, um bestätigte Buchungen im eingebetteten Calendly-Kalender einer Anzeige zuzuordnen. Dabei werden die Buchungsbestätigung und eine technische Buchungskennung zur Vermeidung von Doppelzählungen übermittelt. Die Zuordnung kann über Cookies und eine Anzeigenklick-Kennung erfolgen. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern aus dem Formular übermitteln wir dafür nicht an Google; erweiterte Conversions und personalisierte Google-Werbung sind deaktiviert.

Wenn Sie dem Marketing-Tracking zustimmen und das Formular für eine Potenzial-Analyse erfolgreich absenden, übermitteln wir das Lead-Ereignis an Meta. Zur verbesserten Ereigniszuordnung können dabei Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) über den Meta Pixel sowie serverseitig über die Meta Conversions API ausschließlich zu Abgleichzwecken verarbeitet werden. Bei der Browser-Übermittlung hasht Meta die Kontaktdaten vor der Übertragung; bei der serverseitigen Übermittlung werden sie bereits durch uns mit SHA-256 gehasht. Pixel- und Server-Ereignis erhalten dieselbe Ereignis-ID, damit Meta beide Signale als ein Ereignis deduplizieren kann.

4. Datenübermittlung in Drittländer

Folgende Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu einer US-Muttergesellschaft: Google, Meta, LinkedIn, Calendly, Recruitee, Microsoft (Teams) und Slack. Die Datenübertragung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO oder des EU-US Data Privacy Framework.

5. Speicherdauer

6. Sicherheit der Verarbeitung

7. Ihre Rechte

Gemäß Art. 15–21 DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@flow-factor.de

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen oder Änderungen unserer Leistungen zu entsprechen. Die jeweils aktuelle Version gilt für Ihren nächsten Besuch.

Stand: September 2026

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