Branche · Steuerberatung und Kanzleien
Digitale Mitarbeiter sind KI-Mitarbeiter: KI-Agenten, die ganze Sachbearbeiter-Jobs in Ihrem Unternehmen übernehmen. In der Kanzlei übernimmt ein Digitaler Mitarbeiter den Mandanten-Posteingang, die Belegablage und die Nachfrage bei fehlenden Unterlagen. Was das Mandat betrifft, entscheidet weiterhin der Berufsträger.
Der Engpass in Ihrer Branche
7 von 10
kleinen und mittleren Unternehmen melden Fachkräftemangel; Kanzleien sind selbst mittelständische Betriebe
Quelle: KOFA/IW Köln, Studie 02/2026
1,3 Mio.
Menschen gehen in Deutschland jedes Jahr in Rente, nur 800.000 rücken nach
Quelle: IW Köln, Kurzbericht 06/2026
13,4 Mio.
Erwerbspersonen, 31 Prozent aller Erwerbstätigen, erreichen bis 2039 das Rentenalter
Quelle: Destatis, Pressemitteilung 09/2025
Drei Vorgänge, konkret durchgespielt
Die passende Belegschaft
übernimmt Ihren Vorgangs-Posteingang
Sichtet, versteht und verteilt 800 bis 1.400 Mails am Tag, legt Anhänge ab und gleicht Vorgänge mit dem ERP ab. Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
prüft und kontiert Ihre Eingangsrechnungen
Erfasst Eingangsrechnungen aus Mail, Portal und Scan, prüft Bestellbezug, Skonto und Fristen und legt den Kontierungsvorschlag vor. Gebucht wird nach Freigabe durch Ihr Team.
arbeitet Ihrem ganzen Team zu
Beantwortet Fachfragen mit Quellenangabe aus Ihrem Dokumentenbestand, damit Wissen nicht mehr in Köpfen und Ordnern verschwindet.
Kanzleien haben kein Erkenntnisproblem, sondern ein Kapazitätsproblem. Die Arbeit, die den Mandanten überzeugt, ist die Beratung. Die Arbeit, die den Tag frisst, ist das Sortieren: Belege kommen als Mail, als Handyfoto, als Sammel-PDF und als Papierstapel, und jede Lieferung muss jemand öffnen, zuordnen, benennen und ablegen. Diese Arbeit ist volumenstark, sie wiederholt sich, und sie steckt trotzdem voller kleiner Urteile. Genau dieses Muster besetzt ein Digitaler Mitarbeiter: so viel Regel wie möglich, Urteil nur dort, wo Urteil gebraucht wird. Er kommt als zusätzliche Kraft in Ihre Belegschaft, nicht als Software, die jemand nebenher pflegen muss. Wie die Stelle im Detail aussieht, steht auf der Seite Posteingang automatisieren; die Belegprüfung beschreibt die Seite Rechnungsverarbeitung automatisieren.
Die Grenze ist scharf, und sie steht im Stellenprofil. Vorbereiten heißt: Belege lesen, Mandant und Zeitraum erkennen, Pflichtangaben prüfen, Lücken benennen, Rückfragen entwerfen, Fristenstände abgleichen, die Ablage sauber führen. Entscheiden heißt: steuerliche Würdigung, Beratung, Freigabe, Abgabe. Der zweite Teil bleibt beim Berufsträger, auch dann, wenn der Vorschlag des Digitalen Mitarbeiters gut ist. Wir bauen die Stelle so, dass jede Freigabe sichtbar bleibt und Monate später nachvollzogen werden kann: Wer hat wann was entschieden, auf welcher Grundlage.
Der Digitale Mitarbeiter arbeitet in Ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung an denselben Stellen wie Ihr Team: Postfach, Ablage, Dokumentenmanagement, Mandantenportale. Er sieht nur die Mandate, für die er freigegeben ist, und er schreibt nichts fort, was ein Mensch nicht freigegeben hat. Dazu kommt der Wissensassistent an der Stelle, an der Ihr Team nachschlägt: interne Arbeitsanweisungen, Mandantenhistorie, Verträge. Jede Antwort nennt ihre Fundstelle, damit niemand einer Auskunft glauben muss.
Die Belastung einer Kanzlei verteilt sich nicht gleichmäßig über das Jahr. Vor Abgabefristen verdoppeln sich Lieferungen und Rückfragen, und genau dann fehlt die Aushilfe, die man erst einarbeiten müsste. Ein Digitaler Mitarbeiter arbeitet den Stapel in derselben Taktung ab wie an einem ruhigen Dienstag: Er sortiert nachts weiter, legt ab und bereitet die Rückfragen vor. Ihr Team findet morgens eine geordnete Liste vor, auf der nur noch steht, was eine Entscheidung braucht.
Der Weg ist derselbe wie bei einem Menschen, nur kürzer. Im Stellenprofil vermessen wir einen echten Vorgang: wie viele Mandantenlieferungen am Tag, welche Belegarten, welche Ordnersystematik, welche Ausnahmen, wie lange ein Mensch heute dafür braucht. In der Einarbeitung zeigt Ihre erfahrenste Fachangestellte, woran sie einen Beleg erkennt und wann sie nachfragt; dieses Wissen schreiben wir auf und bauen es ein. In der Probezeit arbeitet der Digitale Mitarbeiter unter Aufsicht: Jede unsichere Zuordnung geht an einen Menschen, die Trefferquote sehen Sie wöchentlich. Mit der Übernahme gilt das SLA. Danach liegen Führung, Weiterbildung und der monatliche Leistungsreport bei uns. Zielformat sind 30 Tage von der Stellenbeschreibung bis zur produktiven Stelle.
Für Steuerkanzleien nennen wir keine Branchenprozente, die wir nicht gemessen haben. Was wir zeigen können, ist ein Betrieb mit demselben Vorgangsmuster: Bei unserem Referenzkunden, einer Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern, sank die Bearbeitungszeit je Vorgangs-Mail um rund ein Drittel, nach Angabe der Geschäftsführung im September 2026. Ihre eigene Zahl entsteht in der Probezeit, gegen die Baseline, die wir vorher gemeinsam aufgenommen haben. Was der Monatspreis gegenüber den Vollkosten einer Stelle bedeutet, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren Werten durch; die Systematik dahinter steht im Artikel Was kostet ein KI-Mitarbeiter?.
Bringen Sie einen Vorgang aus Ihrer Kanzlei mit, zum Beispiel den Posteingang eines Dienstagvormittags. Wir sagen Ihnen, welche Stelle bei Ihnen den größten Hebel hat: Kostenloses Erstgespräch buchen.
Häufige Fragen
Nein. Wir bauen keine Kanzleisoftware und verlangen keinen Systemwechsel. Der Digitale Mitarbeiter arbeitet dort, wo Ihr Team heute arbeitet: im Postfach, in der Ablage, im Dokumentenmanagement, in den Mandantenportalen. Welche Übergabe an Ihre Kanzleisoftware sauber möglich ist, klären wir im Stellenprofil, bevor gebaut wird.
Der Digitale Mitarbeiter bereitet vor, der Berufsträger entscheidet. Steuerliche Würdigung, Beratung, Freigabe und Abgabe stehen nicht in seiner Stellenbeschreibung. Betrieben wird er in Ihrer eigenen Microsoft-Umgebung, Mandantendaten verlassen Ihr Haus nicht, Berechtigungen kommen aus Ihrem System, und jede Entscheidung ist protokolliert. DSGVO und EU AI Act halten wir im Betreiberdossier fest.
Es ist der Grund für die Stelle. Handyfotos, Sammel-PDF, gescannte Papierstapel in einem Anhang: Der Digitale Mitarbeiter liest den Inhalt, statt sich auf einen Dateinamen zu verlassen. Was er nicht zweifelsfrei erkennt, legt er einem Menschen vor, statt zu raten.
Sie behalten die Arbeit, für die sie ausgebildet sind. Ein Digitaler Mitarbeiter besetzt die Stelle, die Sie seit Monaten ausschreiben, und nimmt dem Team das Sortieren, Umbenennen und Hinterhertelefonieren ab. Entlastet wird zuerst, wer heute den Posteingang aufräumt, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Er wird bezahlt wie eine Stelle: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein Monatspreis je Digitalem Mitarbeiter, inklusive Führung, Weiterbildung, Leistungsreport, Betrieb und SLA. Die Rechnung gegen die Vollkosten einer Stelle in Ihrer Kanzlei machen wir im Erstgespräch, mit Ihren Zahlen.
Mit dem Mandanten-Posteingang. Er ist volumenstark, er wiederholt sich täglich, und er ist der Ort, an dem jeder Vorgang beginnt. Die Belegprüfung folgt meist als zweite Stelle, weil sie dieselbe Ablage nutzt und dieselben Mandantenregeln kennt.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
