Skalieren ohne einzustellen

Während Ihr Team schläft, arbeiten Ihre Digitalen Mitarbeiter.

Wir bauen Ihnen Digitale Mitarbeiter, die repetitive Aufgaben übernehmen – einsatzbereit in 4-6 Wochen.

94%
weniger
manuelle Arbeit
∅ 40
Stunden/Woche die Ihr
Team zurückbekommt
4–6
Wochen bis Ihr Digitaler
Mitarbeiter arbeitet
Integriert mit
SAP Business One / SharePoint Online / Microsoft Teams / HubSpot / Salesforce / Microsoft Dynamics / Eigene Systeme
Use Cases

Wo Digitale Mitarbeiter
heute für Sie arbeiten.

Vier typische Prozesse aus dem Mittelstand – und wie ein Digitaler Mitarbeiter die manuelle Arbeit vollständig übernimmt.

Jede eingehende Bestellung automatisch erfasst und ins ERP gebucht.
Auftragsabwicklung
Eingang
📧
E-Mail Bestellung
Freitext, Anhang, Scan
📄
PDF / Excel
Bestellformulare, Listen
🛒
Webshop-Order
API, EDI, Portal
Digitaler Mitarbeiter
Auftrags-Mitarbeiter
Liest & versteht Inhalt
Extrahiert alle Positionen
Prüft gegen Stammdaten
Bucht direkt ins ERP
Ergebnis
ERP-Eintrag erstellt
Fehlerfrei, sofort
Lager informiert
Sekunden nach Eingang
Bestätigung versendet
Automatisch an Kunden
∅ 4 Min.
statt 25 Min.
pro Bestellung
0%
Übertragungsfehler
24/7
verfügbar –
auch nachts & am WE
Eingangsrechnungen prüfen, buchen, Skonto sichern – vollautomatisch.
Rechnungsverarbeitung
Eingang
📑
Rechnungs-PDF
E-Mail-Anhang
🖨️
Papierrechnung
Gescannt, OCR
🔗
Lieferanten-Portal
XML, EDI
Digitaler Mitarbeiter
Rechnungs-Mitarbeiter
Erkennt Lieferant & Beträge
3-Wege-Match (RE/PO/WE)
Sichert Skontofrist
Bucht in SAP, archiviert
Ergebnis
In SAP gebucht
Korrekt, revisionssicher
Skonto gesichert
Zahlung zum optimalen Termin
In DocuWare archiviert
DSGVO-konform
80%
ohne menschliches
Eingreifen
95%
Skonto-Quote
(statt 40%)
200k €
jährlich gesichert
durch Skonto
Hunderte E-Mails täglich – automatisch klassifiziert, beantwortet und weitergeleitet.
E-Mail & Kundenservice
Eingang
Kundenanfrage
Lieferstatus, Produkt
⚠️
Reklamation
Retoure, Mängelrüge
🔄
Bestelländerung
Menge, Termin, Adresse
Digitaler Mitarbeiter
Service-Mitarbeiter
Klassifiziert Anfrage-Typ
Liest Kundenhistorie aus CRM
Beantwortet Standardfälle
Leitet Komplexes weiter
Ergebnis
Sofortantwort versendet
Innerhalb von Minuten
Weitergeleitet + Kontext
Zuständige mit Zusammenfassung
CRM aktualisiert
Automatisch dokumentiert
62%
vollautomatisch
beantwortet
< 2 Min.
Antwortzeit
statt Stunden
24/7
Erreichbarkeit –
auch außerhalb der Bürozeiten
Der Managementbericht – automatisch zusammengestellt, jeden Morgen pünktlich.
Reporting & Controlling
Datenquellen
🏭
ERP-System
Umsatz, Lager, Einkauf
📈
CRM & Vertrieb
Pipeline, Abschlüsse
⚙️
Produktion & HR
Auslastung, Kapazität
Digitaler Mitarbeiter
Reporting-Mitarbeiter
Konsolidiert alle Quellen
Berechnet KPIs & Trends
Erkennt Abweichungen
Erstellt fertigen Report
Ergebnis
Live-Dashboard
Echtzeit, jederzeit abrufbar
PDF-Report per E-Mail
Täglich 08:00 Uhr automatisch
Teams-Alert bei Abweichung
Sofort wenn KPI kippt
08:00 Uhr
Report täglich –
nicht am 8. des Monats
5 Tage
Controller-Aufwand
auf 0 reduziert
Echtzeit
Entscheidungen auf
aktuellen Daten
Wie wir vorgehen

Von der Idee bis zum
fertigen Digitalen Mitarbeiter.

Wie ein neuer Mitarbeiter – nur schneller, günstiger und ohne Urlaubsanspruch.

01

Stellenprofil

Wir analysieren gemeinsam, welche Aufgaben Ihr Digitaler Mitarbeiter übernehmen soll – und definieren sein genaues Einsatzgebiet.

→ Klares Einsatzgebiet mit Prioritäten
02

Einstellung

Wir konfigurieren Ihren Digitalen Mitarbeiter passend zur Rolle – auf Ihre Prozesse, Ihre Systeme, Ihre Anforderungen zugeschnitten.

→ Digitaler Mitarbeiter nach Maß
03

Onboarding

Ihr Digitaler Mitarbeiter wird in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert und mit allen nötigen Zugängen und Informationen ausgestattet.

→ Vollständige Integration in Ihre Systeme
04

Einarbeitung

In den ersten Wochen verfeinern wir gemeinsam die Abläufe – bis Ihr Digitaler Mitarbeiter selbstständig und zuverlässig liefert.

→ Stabiler Produktivbetrieb
05

Mitarbeitergespräch

Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass Ihr Digitaler Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen mitwächst und neue Aufgaben übernimmt.

→ Kontinuierliche Weiterentwicklung
Referenzprojekte

Wo heute schon Digitale Mitarbeiter
wiederkehrende Arbeit übernehmen.

Zwei Beispiele aus der Praxis – beide im Produktivbetrieb.

Logistik · SAP-Integration
600 eingehende E-Mails täglich.
Vollautomatisch verarbeitet.
Ausgangslage

20 Mitarbeiter haben täglich Frachteingänge aus E-Mails manuell in SAP Business One und DocuWare eingetippt. 600 Dokumente pro Tag. Hohe Fehlerquote, ständiger Rückstand – keine Zeit für Ausnahmen.

Was wir gebaut haben

Einen Digitalen Mitarbeiter, der E-Mail-Inhalte liest, Daten strukturiert entnimmt, gegen SAP-Stammdaten prüft und automatisch in SAP Business One bucht. Ausnahmen werden zur menschlichen Prüfung weitergeleitet.

Technologie
KI-Dokumentenanalyse Digitaler Mitarbeiter SAP Business One API DocuWare REST
94 % vollautomatische Verarbeitung · 5 FTE freigesetzt
Produktion · Reporting & Daten
Managementreporting –
automatisch, täglich, aktuell.
Ausgangslage

Das Managementreporting wurde manuell aus 6 verschiedenen Systemen zusammengestellt. 2–3 Tage Verzögerung zwischen Datenverfügbarkeit und Berichtlieferung. Entscheidungen auf Basis veralteter Zahlen.

Was wir gebaut haben

Einen Digitalen Mitarbeiter, der täglich alle relevanten Daten aus ERP, Produktion und Vertrieb zusammenführt, KPIs berechnet und den fertigen Report automatisch ausliefert. Bei Abweichungen meldet er sich direkt im Team-Chat.

Technologie
Datenplattform Live-Dashboards Automatisierte Datenintegration Team-Benachrichtigungen
100 % weniger manueller Aufwand · Daten in Echtzeit
Warum Flow Factor

Wir liefern, was funktioniert –
nicht, was gut klingt.

Viele Anbieter kennen KI. Wenige kennen die IT-Realität im Mittelstand: SAP, DocuWare, gewachsene Systemlandschaften – und IT-Teams ohne unbegrenzte Kapazität.

Generische KI-Anbieter
Demo-Mentalität. Produktiveinsatz ist selten.
Technologie-getrieben, nicht prozessorientiert
Kaum Erfahrung mit SAP und Legacy-Systemen
Datenschutz als Nachgedanke
Kein Monitoring, kein Governance-Framework
Lock-in in externe Plattformen
Übergabe nach Go-live, keine Begleitung
Flow Factor
Produktiv-zuerst. Wir liefern keine Demos.
Prozessanalyse vor jeder technischen Entscheidung
10+ Jahre ERP- und Systemintegration im Mittelstand
IT-Sicherheitshintergrund, ISO 27001 Erfahrung
Vollständiges Monitoring und Governance
Ihre Infrastruktur. Sie besitzen alles. Kein Vendor Lock-in.
Senior Architekt bei jedem Projekt
Potenzialanalyse anfragen
Technologie

Ihre Systeme. Unsere Expertise.
Maximale Integration.

Wir arbeiten mit der Technologie, die in Ihrem Unternehmen bereits läuft. Keine neuen Plattformen, keine Migration, keine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Ihre Daten bleiben in Ihrer Infrastruktur — DSGVO-konform und unter Ihrer Kontrolle.

KI-Entwicklung

Dokumentenverarbeitung & Entscheidungslogik

Intelligente Verarbeitung von Dokumenten, E-Mails und Daten. Ihre Digitalen Mitarbeiter verstehen Kontext, entnehmen Informationen und treffen Entscheidungen — zuverlässig und nachvollziehbar.

Agentenbereitstellung

Nahtlose Integration

Ihre Digitalen Mitarbeiter arbeiten direkt in den Tools, die Ihr Team täglich nutzt — ob E-Mail, ERP, DMS oder CRM. Kein neues Tool für Ihre Mitarbeiter. Kein Schulungsaufwand.

Sicherheit & Plattform

Sicherheit & Compliance

Ihre bestehende Sicherheitsarchitektur bleibt intakt. Authentifizierung, Zugriffssteuerung und Compliance-Richtlinien greifen ohne zusätzlichen Aufwand. Gebaut von jemandem mit IT-Security-Hintergrund.

Datenplattform

Daten & Reporting

Eine einheitliche Datenbasis aus all Ihren Systemen. Ihre Digitalen Mitarbeiter arbeiten auf aktuellen Daten — keine veralteten Batch-Exporte, keine Entscheidungen auf Basis von gestern.

Integrierte Systeme SAP Business One · SAP S/4HANA · DocuWare · Salesforce · ServiceNow · SharePoint Online · Microsoft Teams · Eigene REST-APIs
Timo Brunner – Gründer Flow Factor
Über uns

Erfahrung aus der Praxis.
Sicherheit von Anfang an.

Seit über 10 Jahren helfe ich Mittelständlern, ihre Geschäftsprozesse zu verstehen und mit Digitalen Mitarbeitern zu entlasten. Was als IT-Beratung begann, ist heute etwas anderes: Wir lösen Prozessprobleme — mit dem Werkzeug, das am besten passt.

Vor der Gründung von Flow Factor habe ich IT-Sicherheitsarchitektur verantwortet und mit ISO-27001-Frameworks gearbeitet. Deshalb denke ich Datenschutz, Datensouveränität und Zugriffssteuerung von Anfang an mit — nicht als Compliance-Checkbox am Ende.

Die meisten Anbieter kennen ein Tool. Wir kennen die Realität im Mittelstand: gewachsene Systemlandschaften, knappe IT-Ressourcen und Prozesse, die in Köpfen statt in Systemen stecken. Genau dort setzen wir an – mit Digitalen Mitarbeitern, die wirklich liefern.

IT-Sicherheitshintergrund

10+ Jahre Enterprise-Sicherheitsarchitektur. ISO 27001 Erfahrung. Compliance von Tag 1 – nicht nachträglich eingebaut.

Produktiv statt Demo

Jedes Projekt ist darauf ausgelegt, live zu gehen. Wenn es nicht stabil in Ihrer Umgebung läuft, bauen wir es nicht.

Ihre Infrastruktur, Ihre Kontrolle

Wir bauen in Ihrer Infrastruktur. Code, Modelle und Daten gehören Ihnen. Kein Vendor Lock-in, keine Abhängigkeit von einem Anbieter.

Timo Brunner
Gründer, Flow Factor · Digitale Mitarbeiter für den Mittelstand
FAQ

Häufige Fragen.

Nein. Wir integrieren mit dem, was Sie bereits betreiben – SAP, DocuWare, Ihr ERP, Ihr DMS. Unser Ziel ist es, Ihre bestehenden Systeme intelligent zu verknüpfen. Kein Rip-and-Replace, keine unnötigen Neuanschaffungen.
Das hängt vom Einsatzgebiet ab. Ein fokussiertes Projekt mit einem Digitalen Mitarbeiter beginnt typischerweise im fünfstelligen Bereich. In der kostenlosen Potenzialanalyse ermitteln wir gemeinsam das Einsparpotenzial – und ob der Return-on-Investment für Ihr Unternehmen stimmt.
Für einen fokussierten Digitalen Mitarbeiter rechnen wir mit 4–6 Wochen von der Analyse bis zum Produktivbetrieb. Wir starten mit einer konkreten Potenzialanalyse und setzen gemeinsam mit Ihrem Team um – ohne endlose Abstimmungsschleifen.
Ja. Wir bauen ausschließlich in Ihrer bestehenden Infrastruktur — Ihre Daten verlassen Ihr Unternehmen nicht. Authentifizierung und Zugriffssteuerung laufen über Ihre bestehenden Systeme. DSGVO-Konformität und Datenschutz sind Bestandteil der Architektur, nicht der Dokumentation.
Ja. Wir dokumentieren alles vollständig und bauen auf etablierten, gut dokumentierten Technologien. Ihr Team kann den Digitalen Mitarbeiter eigenständig erweitern. Viele Kunden behalten uns zusätzlich für Monitoring und Optimierung. Beide Modelle funktionieren.
Nein. Wir sind darauf ausgelegt, mit kleinen IT-Teams zu arbeiten. Wir bringen die Expertise für Ihre Digitalen Mitarbeiter mit – Sie bringen das Prozesswissen. Das reicht. Wir integrieren uns in Ihre Strukturen, ohne Ihrem Team zusätzliche Last aufzubürden.
Kostenlose Potenzialanalyse

Ihr erster Digitaler Mitarbeiter
könnte in 10 Wochen arbeiten.

Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Potenzialanalyse – wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, welche Aufgaben in Ihrem Unternehmen sofort übernommen werden können.

Welche manuellen Aufgaben Ihr erster Digitaler Mitarbeiter sofort übernehmen kann
Wie eine realistische Umsetzung in Ihrer IT-Umgebung aussieht
Was ein Projekt typischerweise kostet und wann es sich lohnt
Konkrete nächste Schritte – ohne Verbindlichkeit
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Schritt 1 von 5
Wie groß ist Ihr Unternehmen?
So kann ich einschätzen, welche Prozesse den größten Hebel haben.
Was kostet Ihr Team aktuell am meisten Zeit?
Wählen Sie den Bereich, der Sie am häufigsten beschäftigt.
Wie viele Stunden gehen wöchentlich für manuelle Aufgaben verloren?
Eine grobe Schätzung reicht – wir schauen uns das gemeinsam genauer an.
Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?
So kann ich das Gespräch optimal auf Ihre Perspektive ausrichten.
Fast geschafft – wie können wir Sie erreichen?
Nur für die Terminbestätigung. Kein Newsletter, kein Spam.

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Vielen Dank – wir melden uns.

Wir haben Ihre Angaben erhalten und prüfen, ob und wie wir Ihnen weiterhelfen können. Falls es passt, melden wir uns bei Ihnen.

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